Com essas 7 dicas você vai melhorar as finanças do seu consultório e multiplicar sua lucratividade como dentista!

Ao abrir seu consultório próprio muitas vezes o dentista não está preparado para o que vem a seguir: lidar de forma eficiente com as finanças. Afinal, a clínica é uma empresa de saúde – mas ainda assim uma empresa. E, como qualquer outra, precisa ter uma boa saúde financeira para manter a sua sustentabilidade. 

Mas como conciliar atendimentos, controle de estoque, fluxo de caixa, precificação, comissionamento, captação de pacientes e gestão de pessoal quando a faculdade não oferece nenhuma base administrativa? 

Porém o que parece complicado não precisa ser um bicho de sete cabeças. Há pelo menos 7 dicas que podem tornar todo esse processo menos estressante e muito mais eficiente.

1. 7 dicas infalíveis para gerir as finanças do consultório

Para o dentista otimizar as finanças do consultório é preciso buscar soluções que descompliquem a gestão e agreguem valor aos processos. E é isso o que você vai encontrar nessas 7 dicas:

1 – Separe as despesas

Especialmente em consultórios pequenos, pode até parecer mais prático manter apenas uma conta para tudo, mas é fundamental separar as despesas pessoais das despesas da clínica para ter um controle financeiro eficiente.

A dica, então, é estabelecer um pró-labore que você ache justo e fazer essa retirada do caixa apenas uma vez por mês.

Segundo o mentor em Gestão e Vendas para Dentistas Fernando Trigueiro, “misturar os financeiros passa uma falsa impressão de equilíbrio no caixa. De acordo com ele, mesmo sendo dono do consultório, o dentista precisa se pagar como executor. 

Esse pro-labore, então, pode ser uma quantia fixa ou um percentual, como 40% para ele pagar suas contas pessoais e os 60% restantes para as contas da clínica. “Se o consultório conseguir pagar suas contas com os 60%, então é uma empresa sustentável”, afirma. 

2 – Saiba o valor da hora clínica

Outro ponto importante é saber o valor da sua hora clínica, ou seja, o custo por hora de seu consultório. Para descobrir, é simples: calcule os custos fixos (água, luz, aluguel, condomínio, etc) divididos pelas horas disponíveis para atendimento.

Para não ter erro, some todas as cadeiras, descontando em média 5% para faltas e 10% para os períodos de ociosidade. Assim o dentista chega a um valor adequado para ser cobrado de seus pacientes (precificação) e ainda consegue ter um controle maior sobre gastos, despesas e o uso de equipamentos.

Incluir vídeo com o título: 

Como precificar corretamente os procedimentos odontológicos 

3 – Lucro bruto X lucro líquido

Entender a diferença entre lucro bruto e lucro líquido é importante para ter as finanças do consultório bem controladas, porque o ganho total de uma empresa não corresponde ao lucro bruto dela. E com a clínica odontológica acontece a mesma coisa. 

Se o dentista se ater apenas aos ganhos totais esquecendo que há custos por trás de todos esses ganhos, ele não terá um conhecimento real da situação financeira do consultório.

Então o lucro bruto é a diferença entre sua receita total com os serviços prestados e os custos para manter o seu consultório funcionando. Você acha o lucro bruto do seu consultório por essa fórmula: lucro bruto = receitas totais – custos.

Olha só esse exemplo. Digamos que você realizou um serviço que custou R$1.000 e os gastos com materiais e mão de obra chegaram a R$400 reais. Então, ao final, houve um lucro bruto de R$600. 

E para encontrar a  margem de lucro bruta (percentual da relação receitas e custos), basta fazer a fórmula: margem de lucro bruta = (lucro bruto / receitas totais) x 100.

Agora, o lucro líquido é o dinheiro que efetivamente fica para a clínica. Ou seja, a diferença entre a receita total (tudo que foi recebido) e o custo total da empresa (que é a soma de todas as despesas): lucro líquido = receita total – custos totais.

Então digamos que você realizou um serviço que gerou a receita total de R$1.000 e os custos totais chegaram a R$600. Considerando todos os custos fixos e variáveis, o lucro após abater todas as despesas e arcar com os compromissos é de R$400. 

Então, a fórmula para encontrar a margem de lucro líquido é: margem de lucro líquido (percentual) = (lucro líquido / receitas totais) x 100.

4 – Gerencie seus gastos

Você tem certeza de que tudo o que sua clínica consome é realmente necessário? Não há substituições que podem ser feitas e que podem gerar um gerenciamento de finanças mais eficiente? 

Fique atento porque você vai descobrir que vários gastos são supérfluos, desnecessários. A papelada, por exemplo, gera uma quantidade imensa de gastos que não precisam existir (impressoras e insumos, energia elétrica, armários/arquivos, etc) e pode ser totalmente substituída por um bom software online.

5 – Não deixe de negociar

Manter o hábito da negociação pode melhorar o controle das finanças do seu consultório. E há várias formas de fazer isso:

5.1 – Impostos

Você já deve saber que o Brasil tem uma das maiores cargas tributárias do mundo. E o dentista tem vários impostos que precisa pagar no consultório, mas é possível evitar gastos desnecessários com multas, juros e outras sanções.

Então esteja sempre atento aos prazos para evitar encargos extras. A dica é não deixar para em cima da hora, pagando sempre antecipadamente e à vista. Assim você mantém a legalidade da clínica e ainda economiza.

5.2 – Fornecedores

É preciso manter a sustentabilidade do consultório, mas os procedimentos odontológicos não são reajustados com a mesma velocidade que os insumos. Então, o jeito é negociar com seus fornecedores, seja pedindo descontos, seja ampliando o prazo de pagamento – sem abrir mão da qualidade dos materiais. 

5.3 – Pacientes

Outro ponto importante é manter uma política para evitar a inadimplência dos pacientes. Adote formas de cobrança simpáticas e eficientes, como lembretes automáticos antes da data de vencimento, por exemplo. Um bom software pode automatizar mensagens personalizadas otimizando a rotina.

Estipule multas e juros para o caso de o paciente perder a data de pagamento. Use taxas justas, mas use. Outro ponto importante é oferecer a chance de pagar com cartão de crédito:

“Não dá para não aceitar cartão em um consultório odontológico. Quer dizer, até dá, você pode não aceitar se você quiser ficar refém de vender apenas tratamentos mais baratos”, afirma Trigueiro. 

Para ele, outra, a adoção de boleto parcelado é uma ótima forma de vender mais, por exemplo. Segundo ele, oferecer essa opção pode aumentar bastante o número de indicações. 

A dica é escolher apenas duas datas de corte para os vencimentos, fazer um contrato assinado e utilizar um bom software de gestão odontológica para oferecer essa forma de pagamento.

&nbsp6 – Aquisições que geram retorno

É sempre importante manter seu consultório bem equipado e alinhado às principais tendências do mercado. Mas é preciso haver uma gestão de compras otimizada, com práticas estratégicas que gerem redução dos custos operacionais da clínica.

Assim, opte por aquisições que gerem retorno e sejam verdadeiros investimentos, agregando valor aos seus serviços e criando diferenciais de atendimento e controle das finanças.

&nbsp7 – Tome decisões com base em dados concretos

No mercado odontológico atual não há mais lugar para decisões baseadas em achismos. Mesmo que você já seja um dentista experiente, consolidado no mercado, perde competitividade para as clínicas que baseiam suas tomadas de decisão em dados reais.

Hoje é possível contar com uma quantidade incrível de informações que permitem uma definição de metas mais eficiente e uma análise de resultados mais estratégica. 

Faltas e desmarcações, inadimplência, primeiras consultas, ticket médio e fluxo de caixa são alguns dos indicadores mais importantes para o seu consultório.

2. DICA BÔNUS: Software de gestão e controle financeiro

Essas são sete dicas infalíveis para melhorar as finanças do seu consultório odontológico, mas a nossa dica bônus é a melhor de todas: ter um bom software online de gestão e controle financeiro para dentistas.

Com SMS e WhatsApp integrados você pode lançar campanhas automatizadas lembrando das datas de pagamento, por exemplo, além de criar lista de pacientes inadimplentes para não esquecer nenhuma conta.

Além disso, um bom software online para dentistas descomplica a gestão financeira do consultório, facilitando a visão do fluxo de caixa e oferecendo indicadores que vão permitir tomadas de decisões muito mais assertivas, com base em dados reais. 

Tudo isso e muito mais você encontra no Simples Dental, o maior software odontológico da América Latina e que você pode experimentar gratuitamente agora.

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