Montar um consultório odontológico é o objetivo de muitos dentistas. No entanto, na hora de investir, nem todos sabem por onde começar. Confira o passo a passo completo para ter seu.
Depois da graduação, vários dentistas optam por trabalhar com alguém que já está há mais tempo no mercado para ganhar experiência. Mas chega um momento em que é hora de alçar voos maiores e realizar o que para muita gente é um sonho: montar seu próprio consultório odontológico.
Você deve planejar bem essa etapa importante da sua vida profissional. Afinal, quando o dentista abre sua clínica ele se torna mais do que apenas um profissional liberal: ele se torna um empreendedor. E isso significa saber cuidar de alguns aspectos bem específicos do seu negócio.
Ter um consultório novo é motivo de orgulho e alegria, e para muitos dentistas é o resultado prático de tantos anos de dedicação e estudo. Mas é também uma tarefa cercada de detalhes que exigem bem mais do que as habilidades técnicas aprendidas na faculdade.
Administração, contabilidade e marketing, por exemplo, são fundamentais para o sucesso da clínica. É preciso estruturar o projeto do consultório, administrar recursos humanos (secretária, auxiliar, dentistas parceiros, etc) e materiais (equipamentos, materiais, etc), fazer a gestão financeira e tributária, e, é claro, manter uma divulgação eficiente para prospectar pacientes.
Claro que você pode contar com a tecnologia para te ajudar no consultório novo. Mas mesmo assim, é importante se informar sobre os impostos para dentistas e conhecer o passo a passo de todo esse processo.
Essa é a etapa de análise e levantamento da viabilidade do negócio. É a base para saber como e, principalmente, o que é preciso para montar um consultório.
Quanto mais você conhecer sobre todo o processo, maiores são as chances de sucesso da sua futura clínica.
Antes de mais nada, a primeira coisa a fazer é conhecer o mercado odontológico da cidade ou região onde você planeja abrir o consultório odontológico.
Você precisa saber de dois dados principais. São eles: o número de dentistas e/ou clínicas atuando na localidade e quais as especialidades com mais profissionais.
Para obter esses dados você pode contratar um instituto de pesquisa para analisar o segmento ou fazer seu próprio levantamento com base nas seguintes questões:
Essa análise vai indicar qual pode ser o foco do consultório odontológico: generalista, especializado, popular, alto padrão, no centro, no bairro, etc.
Você pode fazer a escolha do segmento com base em uma oportunidade, por exemplo. Ou, se você já tiver uma especialização, pode usá-la como diferencial para captar e fidelizar pacientes.
Sem essa avaliação do mercado, o investimento é muito mais arriscado, fazendo com que se aplique valor e esforço bem maiores para se destacar.
Por fim, nessa e em todas as outras etapas, monitore constantemente o mercado para que sua estratégia esteja sempre alinhada com seus objetivos.
Por ser um serviço essencialmente presencial, escolher a localização da sua clínica deve ser um dos pontos principais do seu planejamento.
A análise de mercado, inclusive, também vai te ajudar a decidir o endereço mais viável e estratégico para seu consultório odontológico.
Para isso, é preciso levar em consideração fatores como:
Quando a cidade é do interior ou tem poucos habitantes, a competição vai depender do número de profissionais conhecidos que atuam no local há muitos anos.
Além disso, também é preciso observar que geralmente nessas áreas há maior concentração de serviços nos bairros mais centrais, fazendo com que a circulação de pessoas fora dessa região seja menor.
Já nas cidades de grande porte, a busca por serviços de odontologia costuma ser mais impessoal. Os pacientes em potencial normalmente recorrem à indicação de conhecidos ou pesquisam na internet. Por isso, nesses casos, o investimento em divulgação ganha ainda mais importância.
Outro ponto que influencia diretamente na escolha da localização do consultório é a sua especialidade como dentista.
Suponhamos que você seja ortodontista e seu maior público-alvo seja infanto-juvenil, faixa etária em que os aparelhos ortodônticos são mais comuns.
Nesse caso, investir em um consultório próximo a escolas e condomínios é uma boa estratégia para captação de pacientes. Pais e responsáveis podem preferir levar a criança na consulta antes ou após as aulas, aproveitando para economizar tempo e dinheiro.
Já se você for implantodontista, por exemplo, provavelmente seu público-alvo serão adultos de classe média e classe alta. Nesse caso, você pode dar preferência para instalar seu consultório odontológico em bairros nobres ou residenciais.
De acordo com a Resolução RDC nº 50/2002, da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), a estrutura mínima de um consultório odontológico deve contar com:
que se referem às condições internas do consultório, como:
Por lei, um consultório odontológico deve ter uma área mínima de 9 m², e a partir de três conjuntos odontológicos o projeto precisa de uma aprovação municipal para a execução, orienta a arquiteta Rachel Luiza Strehl, da Ral Arquitetura.
“Menos que isso, não é necessária a aprovação, mas, de qualquer forma, o cliente deve respeitar as recomendações previstas em lei até sobre questões, por exemplo, como a distância entre a cadeira odontológica e a bancada”, afirma.
Para ter autorização para funcionar, o consultório também precisa atender a uma série de exigências jurídicas e sanitárias. Por isso, a contratação de profissional ou escritório de contabilidade é altamente recomendável.
A Anvisa é o principal órgão regulador na área Odontológica, por isso primeiro você precisa avaliar o cumprimento das regras estabelecidas na RDC nº 50/2002, como visto no tópico anterior.
A entidade também regulamenta a coleta de resíduos, segurança e higiene dos profissionais, coletores e pacientes pela RDC nº 306/2004. E no caso de clínicas que oferecem serviços radiológicos, a atividade deve estar de acordo com a Portaria SVS/MS nº 453/1998.
Para a abertura e registro do consultório, são necessários os seguintes documentos:
Nesta fase, é muito importante consultar o CRO da sua cidade ou região para saber mais informações e detalhes específicos.
Alguns aparelhos de odontologia são comuns em todo consultório, independentemente da especialidade. Já outros são instrumentos de trabalho exclusivos.
Eles são essenciais para o trabalho e devem garantir a segurança do ambiente, o funcionamento de periféricos e auxiliar no diagnóstico clínico.
Na hora da escolha dos equipamentos, você deve levar em consideração as aplicações clínicas e a conformidade com as leis.
Primeiro, a princípio, são itens básicos:
Confira a nossa seleção de equipamentos odontológicos à venda na Dental Cremer | Henry Schein e entenda o funcionamento de cada um.
Lembre-se que para ter controle dos equipamentos, é recomendável realizar frequentemente relatórios de manutenção preventiva, manutenção corretiva, histórico de incidentes e de falhas técnicas e operacionais.
Para garantir a viabilidade econômica do uso dos aparelhos, é importante também registrar os custos de manutenção, material de consumo, disponibilidade de fornecedores, tempo de garantia e tempo médio de vida dos equipamentos e acessórios.
Outros itens, que você deve considerar nos espaços que compõem o consultório odontológico são:
A quantidade de funcionários vai depender do porte do consultório odontológico.
Em uma clínica de estrutura mais simples, além do dentista, o ideal é contar com, pelo menos:
Ao optar por uma equipe reduzida, é muito importante planejar um investimento na capacitação dos funcionários. Dessa forma eles podem ter mais autonomia, tornando o ambiente mais profissional e o atendimento mais humanizado.
Já em uma estrutura mais ampla, com diversas especialidades, por exemplo, o quadro de funcionários deve ser maior para suprir as demandas da clínica. Assim, além do auxiliar, secretária e responsável pela limpeza, é interessante contar com:
É comum que a clínica também trabalhe com um protético (técnico em prótese dentária), que geralmente tem empresa própria e é terceirizado.
Em questões relacionadas a aspectos legais e tributários, é muito importante que o seu consultório odontológico contrate um profissional ou empresa de contabilidade, para que as resoluções da área sejam cumpridas corretamente.
Independente do tamanho da clínica ou especialização, é necessário considerar estratégias para controle financeiro que permitam a redução de riscos com relação a entradas e saídas de recursos.
Para organizar melhor seu planejamento, alguns processos-chave que auxiliam na gestão financeira são:
O controle financeiro ideal para qualquer empreendimento é feito por meio do fluxo de caixa, que é um acompanhamento contínuo de lucros e despesas. Esse processo permite que o dentista tenha uma visão ampla da situação financeira da clínica para contabilizar e gerenciar melhor as movimentações de investimentos.
Em linhas gerais, o princípio da entidade determina que o patrimônio de uma empresa deve ser separado do patrimônio pessoal de sócios e/ou proprietário, e está disposto no Artigo 4º da Resolução CFC nº 750/93.
A partir disso, cuidado para não confundir a conta pessoal com a conta do consultório. Além de ser uma falha grave de gestão, na prática, esse comportamento faz com que a lucratividade não seja atingida e dificulte sua gestão na hora de reinvestir os recursos.
De acordo com Fernando Versignassi, cirurgião–dentista e empreendedor, é muito importante fazer um planejamento anual com metas definidas. Considere, por exemplo, a quantidade de dias úteis de trabalho, de procedimentos para vender, o valor que se quer chegar, etc.
“Com esse planejamento anual, o dentista pode fazer uma simulação da alíquota efetiva, ou seja, o quanto de imposto irá pagar faturando X% ao ano. A partir disso, é possível formar o preço de venda de seus serviços”.
Com relação a aspectos tributários, é fundamental entender como funciona a declaração do imposto de renda e os impostos municipais, para que esses valores já constem no orçamento, evitando surpresas no fluxo de caixa.
Vale destacar que clínicas que optarem pelo Simples Nacional, sistema de tributação simplificada aplicado às microempresas e empresas de pequeno porte, deverão ter receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões e respeitar os demais requisitos previstos na lei.
Como qualquer outro estabelecimento, o consultório odontológico também tem que arcar com despesas de água, luz, telefone, internet, material de escritório, produtos de limpeza, manutenção de equipamentos, etc.
Embora sejam gastos rotineiros, você também devem contar no controle financeiro, principalmente, em casos de imprevistos.
Caso precise de recursos para investir no consultório, o dentista deve ficar atento às propostas de empréstimo, pesquisando todas as opções disponíveis e tendo o máximo de cuidado com condições de pagamento, juros e taxas.
Portanto, mantenha tudo dentro do controle financeiro e, sempre que possível, renegocie para evitar a maior incidência de juros.
Assim, ao planejar o seu consultório, é importante contar com um software odontológico como uma boa estratégia para controle financeiro.
Primeiro porque você economiza com materiais de escritório, como papéis e agendas, que possuem um gasto muito maior se comparado à mensalidade de um software, que dispõe de prontuário digital e agenda online.
E segundo porque muitas ferramentas disponibilizam a funcionalidade de gestão e controle financeiro, em que é possível acompanhar indicadores, fluxo de caixa e automatização de pagamentos de forma muito mais rápida e eficaz.
Você pode entender mais sobre o funcionamento do software odontológico no blog da Simples Dental.
Quem você gostaria de atender? Pacientes particulares? De convênios? De alguma faixa etária ou nível social específicos? Todos os nichos?
Conhecer seu público-alvo é o que vai direcionar suas estratégias de negócio, portanto você precisa fazer um bom planejamento, sempre considerando o perfil ideal do seu paciente.
As características do seu público-alvo é que vão orientar o posicionamento do seu consultório odontológico, das estratégias de divulgação às adequações financeiras e estéticas.
Pesquise, faça captação, organize e analise o máximo possível de dados, como hábitos de consumo, comportamentos e prioridades do seu público. Essas informações devem guiar também a escolha da localização do consultório, mas principalmente o seu planejamento de marketing e vendas, que é o próximo tópico dessa etapa.
Não basta montar seu consultório fisicamente, é indispensável entender também como construir uma presença digital.
Para isso, o marketing odontológico é uma ferramenta vital para que sua marca atinja seu público, atraindo e fidelizando pacientes e colaborando para a saúde financeira do negócio.
Porém, apenas criar um perfil no Instagram e fazer publicações esporádicas não é o suficiente para criar um relacionamento com seus potenciais pacientes. Para que os resultados sejam efetivos é essencial definir um planejamento estratégico.
Assim, segundo um levantamento da Simples Dental, clínicas que investem em marketing faturam 31% a mais por mês, pois além de implementarem ações muito mais assertivas, dispõem de métricas e indicadores que ajudam a nortear tomadas de decisão e redirecionar investimentos.
Frente a isso, considere no seu planejamento investir em ações de comunicação e ferramentas como:
O ideal é que a clínica disponha de uma agência ou profissional de marketing para definir as melhores estratégias de acordo com a necessidade e investimento do negócio.
Vale lembrar que é obrigatório que toda e qualquer ação de divulgação esteja de acordo com as regras do Conselho Federal de Odontologia (CFO), que determina o que pode ou não ser publicado.
Contudo, o atendimento é um dos grandes diferenciais para consultórios odontológicos de qualquer porte, sendo um dos maiores pontos de fidelização.
E para ter um atendimento de excelência, é preciso levar em consideração o elemento mais importante desse processo: o público.
Suponha que seu interesse seja de montar seu consultório em uma área ou bairro nobre. Nesse caso, além de sua estrutura ser adequada a esse público, o atendimento deve ser mediado por uma secretária odontológica.
Por outro lado, se sua intenção é estabelecer sua clínica em regiões mais populares e iniciar o serviço sem contar com funcionários, é imprescindível planejar como atender seus pacientes entre uma consulta e outra.
Para isso, marque as consultas considerando a duração do procedimento e mais um tempo para dedicar ao atendimento do cliente, seja na anamnese ou em uma conversa informal, antes de receber o próximo.
Um bom atendimento pode influenciar a taxa de faltas, aumentando as chances de retorno do paciente.
Antes de tirar uma ideia do papel, é fundamental organizá-la e colocá-la no papel, certo?
Você vai montar o seu plano de negócio, com base nas informações analisadas em todos os tópicos anteriores desta primeira etapa.
O plano de negócio nada mais é do que um documento onde constam todos os detalhes e a viabilidade do seu consultório odontológico.
Segundo o Sebrae, ele é uma forma de materializar suas ideias, criar simulações e mostrar um panorama geral do negócio, com a finalidade de prevenir possíveis falhas e incertezas.
Claro que esse planejamento não elimina totalmente os riscos, mas evita que você cometa erros pela falta de análise, aumentando assim as chances de sucesso.
Com isso, nessa última fase do planejamento, você deve reunir todos os dados e pesquisas que foram realizadas acima e registre-as. Descreva detalhadamente todas as considerações feitas até aqui, tanto sobre fatores internos como externos, e pondere se são realistas.
Documente também aspectos como o nome do seu consultório, seus objetivos e demais particularidades para, a partir disso, tomar as melhores decisões e traçar estratégias consistentes de gestão nas próximas etapas.
Mas lembre-se de que tão importante quanto desenvolver um plano de negócio é mantê-lo atualizado, já que o cenário da economia e do mercado estão em constante mudança.
Essa é a etapa de definição, na qual são determinados os aspectos importantes do negócio, sobretudo os aspectos relacionados ao investimento feito.
É aqui que seu consultório odontológico começa a ganhar estrutura.
Segundo dados do Conselho Federal de Odontologia (CFO), o Brasil tem atualmente mais de 360 mil cirurgiões-dentistas. Destes, mais de 125 mil possuem especializações.
Cerca de 20% dos profissionais do mundo estão no Brasil e mesmo em um cenário tão disputado como esse, o mercado odontológico cresce cada vez mais.
Das 23 especializações reconhecidas pela CFO, as que apresentam maior número de profissionais são:
Com esses dados e o estudo feito na etapa de planejamento, escolha a especialização ou especializações com as quais você deseja trabalhar e liste os procedimentos, tratamentos e demais serviços que sua clínica ou consultório pode oferecer.
Com relação às segmentações de mercado, segundo o Sebrae as principais são:
Ao definir a especialização ou mesmo o local e região onde se quer atuar, é possível também determinar a segmentação do seu negócio e, consequentemente, o público-alvo. E, nessa fase, é importante lembrar que o seu cliente nem sempre é seu paciente.
Em clínicas de odontopediatria ou especializadas no atendimento de pacientes com necessidades especiais, por exemplo, são os pais ou responsáveis que desempenham o papel de clientes, pois são os que tomam a decisão de compra.
Em resumo, definir os serviços e o público do seu negócio aumentam as chances de uma entrega com excelência.
Escolher entre alugar ou construir seu consultório pode ser decisivo para o sucesso do seu negócio.
Para algumas pessoas, construir é um investimento e uma opção mais segura, que promete a valorização do dinheiro e confere uma sensação de realização pessoal.
Já para outros, optar pela locação é deixar as possibilidades de expansão em aberto, sem comprometer o orçamento do negócio.
A verdade é que não existe uma escolha melhor do que a outra, tudo depende do tempo e dinheiro que será investido e o que melhor se encaixa nos planos para o futuro.
Se optar pelo aluguel, a primeira coisa a verificar é se o imóvel atende às exigências de estrutura estabelecidas pela Anvisa e se está adequado às normas sanitárias.
E fica a dica: prédios comerciais que já possuem clínicas, não necessariamente odontológicas, costumam obedecer às regras sanitárias e são ótimas opções para locação.
Mas se a escolha for por um imóvel na rua, lembre-se de consultar o Plano Diretor da cidade, que estabelece qual tipo de atividade pode funcionar em cada endereço. Geralmente, as cidades são divididas em eixos residenciais, comerciais, mistos e industriais.
Com um imóvel a vista, faça o seguinte checklist:
A partir disso, é possível definir o melhor local para instalar seu consultório.
Para quem deseja construir seu próprio consultório, a primeira coisa a fazer é contratar uma empresa ou profissional de arquitetura, orienta a arquiteta Rachel Luiza Strehl, da Ral Arquitetura.
O profissional fará o projeto, especificando todas as informações sobre:
“Tendo um projeto redondo, planejado com a pessoa arquiteta, o segundo passo é ter uma boa equipe de execução para diminuir as chances de riscos. No caso da clínica com a qual trabalhei, o projeto foi fechado com uma construtora, que administrou toda a obra”, explica Rachel.
Lembre-se: é necessária a aprovação da Vigilância Sanitária do município para a liberação da obra e funcionamento do consultório.
Entre os principais pontos de atenção está o armazenamento do compressor odontológico. Ele deve ser instalado em local ventilado, livre de poeira e protegido de umidade, de preferência do lado de fora do consultório.
O aparelho não pode ser colocado dentro da sala da clínica, em razão do ruído, nem próximo a banheiros, depósitos, garagens, porões e locais insalubres pelo risco de contaminação.
Outro ponto que deve ser considerado no projeto é relacionado à estratégia de fornecimento de estoque. É necessário ter estrutura física suficiente para comportar os materiais, para que a frequência de fornecimento e os custos com logística sejam menores.
Por fim, é essencial levar em consideração a acessibilidade do espaço. Clínicas e consultórios odontológicos têm de possibilitar acesso de pessoas com deficiência ou outras limitações, sejam elas pacientes, funcionários ou público em geral.
O espaço deve ter corredores com corrimão em pelo menos um lado e, nas calçadas, as guias devem ser rebaixadas para permitir o tráfego de cadeiras de rodas.
Imóveis com até dois andares podem funcionar só com escadas e plataforma mecânica, porém em construções com mais de dois pavimentos é exigida a instalação de elevador ou rampa.
De acordo com o Sebrae, para montar um consultório odontológico pequeno é necessário um investimento de cerca de R$ 75 mil.
Esse valor inclui desde custos com a abertura da empresa, até a compra de móveis, equipamentos e instrumentos.
O cálculo foi feito considerando um imóvel alugado em uma cidade de médio porte e com base em valores de materiais novos.
No levantamento feito pela instituição, são relacionados os seguintes gastos:
Use essa base para definir e listar todos os tópicos e valores de acordo com o planejamento e o escopo do seu negócio.
O capital de giro é a reserva financeira que a clínica precisa para pagar suas despesas e se manter em atividade mesmo que não haja nenhum paciente.
Segundo Fernando Versignassi, cirurgião dentista e empreendedor, antes de abrir as portas do seu negócio, o ideal é juntar pelo menos seis vezes o valor que será gasto com despesas por mês.
“Esse valor equivale a seis meses em atividade, um tempo razoável para que a clínica possa sobreviver até que comece a obter alguma margem de lucro”, explica.
Por exemplo, digamos que seu consultório terá um custo estimado de R$ 5 mil por mês em despesas. Se no primeiro mês não for realizado nenhum atendimento, R$ 5 mil dessa reserva serão gastos integralmente para pagar as contas.
Suponhamos que no mês seguinte a clínica já atenda pacientes, gerando uma receita de R$ 2 mil. Então será preciso colocar apenas R$ 3 mil do capital de giro em cima desse valor para pagar as despesas.
Se no outro mês o valor pago pelos pacientes chegar a R$ 5 mil, não será preciso utilizar o capital de giro, a clínica alcança um ponto de equilíbrio em que ela mesmo se paga.
Agora, suponhamos que no quinto mês de atividade tenham entrado R$ 7 mil de receita, destes R$ 5 mil serão usados para pagar as contas, porém há um lucro de R$ 2 mil.
“Quando há essa ‘sobra’ a clínica começa a romper a barreira do ponto de equilíbrio e passa a ter lucro. É o retorno do investimento. Esse valor é a margem de lucro que deve ser acumulada até se recuperar todo o investimento feito no negócio”, explica Versignassi.
Dessa forma você deve então fazer uma estimativa de gastos por mês e definir um valor para seu capital de giro que ajude a manter a clínica em atividade por pelo menos seis meses.
Lembre-se que esse valor pode mudar sempre que houver alterações ou adaptações no escopo do projeto.
Escolher fornecedores bons e de confiança talvez seja um dos segredos para o sucesso do seu negócio.
Para isso, é fundamental contar com marcas que trabalhem com produtos de qualidade e cumpra os prazos de entrega.
Ter uma boa relação com fornecedores também faz com que eles apoiem a clínica ou profissional de odontologia no melhor momento para realizar as compras, além de garantir materiais para o agendamento de serviços que possuem custos maiores.
Portanto, faça uma lista dos materiais básicos para suas atividades e conheça o mercado de fornecedores, seja da região ou online. Pesquise seus valores para selecionar as melhores propostas e avalie sua reputação entre outros dentistas.
Após selecioná-los, mantenha sempre atualizada sua lista de fornecedores preferenciais e de substitutos para casos específicos, situações imprevisíveis ou mesmo pesquisas para avaliar custos e novos produtos.
É importante ressaltar também que quando um fornecedor é grande e não possui muitos competidores no mercado, é mais difícil obter benefícios ou descontos, comuns principalmente no início do negócio.
Quer mais uma dica? Participe de eventos do setor, que são uma ótima oportunidade para conhecer novos fornecedores, além de captar clientes e fazer parcerias.
A divulgação é uma das partes mais importantes do negócio, aumentando a visibilidade do consultório odontológico no mercado, consolidando sua marca, atraindo pacientes e aumentando o faturamento.
Como visto anteriormente, investir em marketing digital é um ponto chave para traçar estratégias de comunicação, fortalecimento de marca e relacionamento com o cliente.
Portanto, para definir como será feita a divulgação da sua clínica, comece respondendo às seguintes questões:
Em seguida, com base nessas informações, construa seu planejamento de marketing inicial contendo:
O ideal é contar com uma agência ou profissional de marketing para definir estratégias de comunicação, identidade visual, ações de marketing, cronograma de divulgação, entre outros fatores que serão assimilados pelos potenciais clientes e estejam de acordo com sua necessidade e investimento.
Para finalizar essa etapa de definições do negócio, reúna todas as informações dos tópicos anteriores e monte uma planilha de gastos para analisar quanto é preciso para o investimento.
Separe os orçamentos destinados para cada finalidade:
Com esse documento, será possível acompanhar a saúde do seu consultório desde o início, além de ter a possibilidade de traçar metas e objetivos mais específicos, cortar gastos extras e antecipar soluções para possíveis problemas ou imprevistos.
Na última etapa do projeto, o foco é executar o que foi planejado e definido nas etapas anteriores.
Nesse sentido, é fundamental acompanhar e registrar os avanços do projeto, pois muitas vezes ocorrem mudanças no escopo.
Em outras palavras, enxergue seu negócio como um organismo vivo, em que, por mais eficiente que seja o planejamento, podem existir imprevistos e adaptações.
Antes de começar efetivamente a etapa de execução, é importante fazer um checklist do plano de negócios, formulado ainda durante o planejamento.
Aponte no documento todas as fases que já foram realizadas, as que estão em andamento e as que ainda falta colocar em prática, para que seja possível montar um plano de ação:
IMPORTANTE: tenha sempre em mãos a planilha de gastos, para acompanhar os valores e quaisquer reajustes que sejam necessários.
Para finalmente dar início à etapa de execução, é fundamental saber que existem três principais áreas que são a base de qualquer negócio e que, por isso, integram a gestão administrativa da clínica: a contabilidade, o jurídico e o recursos humanos.
Ter controle e organização da parte financeira da clínica é, provavelmente, o ponto de atenção mais importante para manter a saúde do negócio e garantir bons resultados ao longo do tempo.
Mas é preciso ressaltar que o financeiro é muito mais do que o fluxo de caixa. A área também abrange:
Portanto, é fundamental contar com uma empresa ou profissional de contabilidade especialista no segmento de odontologia.
Isso facilita desde as tomadas de decisão relacionadas à ações estratégicas, até em como precificar serviços e procedimentos, tópico que será abordado mais à frente.
Além disso, o ideal é que o software odontológico escolhido para a gestão da clínica tenha uma ferramenta para controle financeiro, assim será possível visualizar todas essas informações de forma organizada e prática.
Com o Simples Dental, por exemplo, além de ter uma visão detalhada do fluxo de caixa, com receitas e despesas, os usuários podem acompanhar indicadores, automação de pagamentos, ticket médio, entre outras funcionalidades que proporcionam um impacto positivo na gestão da clínica.
Quando uma empresa é aberta, a pessoa administradora também fica exposta a complicações jurídicas. E em odontologia não é diferente.
Questões como divergências em pagamentos de impostos, relações trabalhistas, divisões societárias, direitos do consumidor e até mesmo processos éticos e denúncias aos Conselhos Regionais de Odontologia (CROs) são temas que envolvem a necessidade de uma assessoria jurídica.
Nesse caso, conte também com uma empresa ou profissional especialista desde o início, para analisar e acompanhar:
Além disso, com a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), passou a ser obrigatório que profissionais de odontologia garantam a segurança de todas as informações de pessoas físicas que a clínica faz tratamento.
Portanto, é preciso se adequar a uma série de exigências e normas da nova legislação, porém, como a lei é recente e ainda possui tópicos que estão sendo discutidos, existem particularidades que demandam análises jurídicas a serem interpretadas e cumpridas corretamente.
Para evitar erros que possam gerar prejuízos futuros, é fundamental contar com suporte especializado.
O terceiro pilar da gestão administrativa é o setor de recursos humanos, que está à frente das questões burocráticas relacionadas à equipe, como contratações, benefícios, assinaturas e baixas em carteiras de trabalho.
Nesta fase da execução, com as funções e tamanho da equipe definidos, é preciso decidir as formas de contratação, tanto referentes ao processo seletivo, como a contratação da secretária, por exemplo, quanto à remuneração de cada profissional.
Secretária, recepcionista e gestores podem ser contratados em regime CLT, enquanto dentistas têm a opção de comissionamento, modalidade mais comum entre esses profissionais.
Como parte da área de recursos humanos, a gestão de pessoas se refere às ações estratégicas relacionadas à equipe e deve ser levada em consideração também na sua clínica.
É um conjunto de técnicas que tem como objetivo o desenvolvimento do capital humano visando melhorar o desempenho de colaboradores e parceiros.
Esse investimento em equipes faz com que as pessoas trabalhem mais satisfeitas e engajadas, impactando positivamente na qualidade do ambiente e nos resultados da clínica.
Para Graziela Pereira, supervisora de Recursos Humanos, além da importância para a organização da rotina da clínica ou consultório, a gestão de pessoas é indispensável para garantir a qualidade de vida e bem-estar das pessoas.
“Isso reflete diretamente na otimização de processos e na excelência das atividades, resultando em um time mais completo e alinhado com as suas tarefas, além de clientes mais satisfeitos com os serviços prestados”, explica.
Um exemplo muito comum de ação estratégica para gestão de pessoas são as capacitações e treinamentos, que colaboram, principalmente, na motivação de profissionais, sejam dentistas, gestores ou secretárias.
A precificação de serviços e procedimentos é um grande desafio entre profissionais de Odontologia.
Um bom preço é aquele que traz um retorno financeiro significativo para a clínica, além de ser acessível aos clientes e competitivo no mercado. Mas como chegar em um valor ideal?
Segundo Fernando Versignassi, cirurgião-dentista e empreendedor, muitos se baseiam em outros profissionais para definir valores, mas esquecem que cada clínica tem seus custos e lucros, que podem ser excessivamente diferentes.
Dessa forma, é necessário analisar seu negócio, avaliar o mercado e fazer alguns cálculos que serão a base para definir os valores dos seus serviços.
Saiba quais são suas despesas
Para atribuir um valor aos seus serviços é preciso ter como base o custo operacional, ou seja, os gastos com manutenção e administração do negócio.
“Saber quanto se vai gastar e em quanto tempo vai entregar um tratamento é essencial para precificar o serviço de forma que sobre dinheiro no fim do mês”, orienta Versignassi.
Para isso, liste todas as despesas com custos fixos e variáveis, como:
E demais gastos diversos que sejam necessários ao funcionamento do consultório odontológico.
Sabendo a estimativa de gasto por mês, fica mais fácil ter uma noção de quanto cobrar pelos serviços e quanto é possível ter de lucro, principalmente para suprir os meses de baixa.
E aqui vai outra dica: sempre arredonde a estimativa de gasto para cima. Assim você evita surpresas, principalmente com relação aos custos variáveis.
A hora-clínica é o valor mínimo que deve ser cobrado por uma hora de trabalho. Para fazer esse cálculo basta dividir o valor das despesas do consultório pelo total de horas do mês.
Por exemplo, se a clínica tem um custo operacional de R$ 5 mil mensais e atende de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h, totalizando 50 horas por semana e 200 horas por mês.
Esse valor de R$ 5 mil será dividido por 200 horas e resulta na hora clínica, ou seja, R$ 25.
Portanto, o mínimo a ser cobrado de um paciente por hora deve ser de R$ 25 para pagar o custo operacional.
“A formação de preço é estratégica e a hora clínica é a base”, comenta Versignassi.
Outro fator fundamental para entender como precificar seus serviços é analisar a concorrência, ou seja, o valor que outras clínicas e consultórios odontológicos também praticam.
Dessa forma, você consegue se manter na média sem prejudicar a saúde financeira da clínica, além de criar estratégias que possam mostrar um diferencial, como descontos e pacotes personalizados, e chamar a atenção do público.
Isso é importante: cuidado ao analisar clínicas e consultórios que sejam diferentes do porte do seu negócio, região e procedimentos. O ideal é entender quem é seu concorrente direto.
Salvo alguns casos, se você abriu sua clínica há pouco tempo, é inviável praticar o mesmo preço de quem está com 20 anos de experiência, por exemplo.
Da mesma forma que é importante conhecer sua concorrência, também é essencial saber quem é seu público-alvo.
Mesmo que a clínica ofereça diversas especialidades, sempre existem os perfis mais comuns de paciente, com rendas mensais, grau de escolaridade, faixa etária e outras informações semelhantes.
Para atingir esse público, a precificação também deve se basear no valor percebido por essas pessoas: em como elas reconhecem os serviços, quais aspectos julgam relevantes e quanto estão dispostas a pagar por eles.
A margem de lucro é aquele valor que sobra após as despesas do custo operacional serem deduzidas do faturamento da clínica.
A importância de saber e entender todos os tópicos anteriores é para definir uma margem de lucro coerente e realista que se quer ganhar ao final do mês sem acabar cobrando um valor insuficiente.
Do contrário, a dentista ou o dentista empreendedor só estará trabalhando para pagar contas, ou pior, se endividar.
Como já falamos, a importância de saber quem é o público da sua clínica impacta em diversos aspectos, já que é ele que norteia todas as estratégias do negócio.
É aí que entra o conceito de persona, trabalhado principalmente no marketing digital: um modelo semi-fictício do seu cliente ideal.
Nesta fase da execução, reúna e analise todas as informações do seu público-alvo, como características físicas e de personalidade, dados demográficos, preferências, expectativas, receios e, principalmente, suas necessidades.
Com essa pesquisa, idealize a persona dando a ela nome, idade, renda, nível de educação e o máximo de dados que for possível.
Ao validar a persona, todas as ações estratégicas voltadas ao seu público-alvo são melhor direcionadas e efetivas.
Para captar seus primeiros pacientes, é preciso validar seus canais de marketing e vendas, ou seja, definir como e por quais meios a clínica irá alcançar clientes quando estes estiverem buscando por serviços odontológicos.
Como já visto na etapa de planejamento, construir uma presença digital é indispensável para divulgar a clínica. Por isso, com o perfil do seu público bem definido, entenda em quais canais ele está e quais as ações mais efetivas para captá-lo.
De acordo com Aézio Almeida, fundador e CEO da HarmoniClinic, toda a estratégia de marketing é planejada e alinhada à jornada do paciente, traçada de acordo com os quatro maiores perfis de clientes da clínica, que vêm de diferentes canais, como Facebook, Instagram e Google.
“Quando a pessoa interage com uma postagem, por exemplo, ela entra no nosso topo de funil e é cadastrada como oportunidade, para que a secretária faça o primeiro contato. Neste processo, contamos com o CRM da Simples Dental”, explica.
E além da captação orgânica de pacientes, ou seja, quando essas pessoas buscam a clínica de forma espontânea, há também a possibilidade de anunciar nesses meios para que sua marca esteja entre os primeiros resultados nos mecanismos de busca, como o Google e redes sociais.
Cada vez mais comum entre as mais diversas áreas do mercado, o treinamento de profissionais é um investimento que gera benefícios a curto e longo prazo.
De capacitações internas até cursos de graduação, a empresa pode investir no desenvolvimento de carreira das pessoas, o que acaba também impactando no crescimento e fortalecimento da marca.
Trazendo esse contexto para a realidade de uma clínica, o ideal é que a capacitação de profissionais faça parte da gestão de pessoas desde o primeiro momento.
Nessa fase, defina quais profissionais podem ser capacitados e quais tipos de treinamento eles irão receber.
Por exemplo, se a secretária é iniciante, cursos relacionados a atendimento e capacitações sobre processos e gestão interna vão ajudar a otimizar o tempo das tarefas diárias da clínica e fidelizar clientes.
Para auxiliares e gestores, cursos profissionalizantes, certificações, cursos online e até mesmo palestras e workshops são opções para desenvolver suas habilidades, melhorar a produtividade e engajá-los com as metas e objetivos da clínica.
Já para sua equipe de dentistas, é fundamental que recebam treinamentos referentes a novas tecnologias, como utilizar o software odontológico ou equipamentos odontológicos específicos, e atendimento, de acordo com o que a clínica espera.
Um consultório odontológico pode ser altamente lucrativo, mas ter um bom planejamento é fundamental – como em qualquer outro negócio, aliás.
Anteriormente nós mostramos que de acordo com os cálculos do Sebrae para montar um consultório odontológico pequeno e básico fica em torno de R$ 75 mil. Mas a verdade é que esse não é o único modelo de negócio.
Há pelo menos mais outros dois tipos que também são boas opções para quem está começando ou já está consolidado no mercado.
O modelo de franquia odontológica apresenta poucos riscos para quem está começando a empreender. Uma das vantagens é haver menos preocupações administrativas, porque o dentista recebe os direitos para utilizar o nome da marca,com regras pré-estabelecidas pela clínica odontológica. E tudo deve ser feito de maneira padronizada.
De acordo com um levantamento do iDinheiro feito em dezembro de 2022, é possível encontrar modelo de franquia odontológica a partir de R$195 mil.
Nessa faixa, o faturamento médio fica em torno de R$ 50 mil por mês, com previsão de retorno de 24 a 36 meses. Já em uma franquia com investimento inicial de R$ 280 mil, o faturamento fica em torno de R$ 200 mil.
Outra forma de abrir um consultório odontológico é em sociedade com um colega de profissão. A ideia é bastante estratégica principalmente quando os dentistas trabalham com especialidades diferentes. Dessa forma, um agrega valor ao serviço do outro, aumentando a oferta para os pacientes e gerando mais oportunidades de gerar diferenciais.
Além disso, as despesas são compartilhadas, o que torna a concretização do sonho de ter um consultório próprio ainda mais viável.
Atualmente não se pode falar em consultório odontológico sem se falar em tecnologia. A transformação digital chegou a todas as áreas, e na odontologia ela traz benefícios extremamente relevantes para o dentista.
Os softwares desenvolvidos especificamente para consultórios e clínicas odontológicas são pensados para facilitar ao máximo a rotina do dentista.
A gestão financeira, por exemplo, costuma ser uma das dificuldades, principalmente para quem está começando. Mas ao automatizar diversos processos o dentista ganha tempo e mais segurança.
Por outro lado, todos os dados ficam armazenados em nuvem, o que facilita o acesso mesmo que o dentista não esteja no consultório. E, ao mesmo tempo, acaba com a papelada que ocupa tanto espaço e ainda pode estragar.
Um dos diferenciais do Simples Dental é o fato de ter sido desenvolvido por um dentista, que sabe na prática as maiores dificuldades dos profissionais.
Por isso é muito importante analisar bem as funcionalidades do software, que deve ser completo para abranger todos os aspectos da rotina do consultório.
Veja o que não pode faltar em um software odontológico:
Assim sua secretária fica com mais tempo livre para atender seu público e realizar outras tarefas importantes do consultório.
E a agenda online também pode ser usada para otimizar a produtividade do consultório, nunca deixando uma cadeira vazia ou com horário duplicado.
Assim o dentista tem mais assertividade na escolha do tratamento e até o cliente pode compreender melhor o estado da sua saúde bucal, facilitando até a aceitação do orçamento.
Por outro lado, o odontograma digital também agiliza a troca de informações entre dentistas, melhorando a experiência de atendimento na sua clínica.
Todas essas ações são a base para montar um consultório odontológico focado em resultados, impulsionando as vendas que vão recuperar o investimento inicial mais rapidamente, aumentando a velocidade dos lucros.
Para isso é preciso que o planejamento seja detalhado, considerando todos os detalhes que podem criar diferenciais no mercado. Com um projeto bem estruturado e com a ajuda da tecnologia, o dentista monta um consultório odontológico otimizado, de forma a minimizar riscos e superar desafios.
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