O começo da minha carreira não foi muito convencional na carreira de gestão odontológica. Fui Dentista do Exército no meio da selva. Depois me mudei para Bauru/SP para fazer mestrado e voltei para Manaus, onde me tornei professor universitário.

Eu queria muito atender pacientes, mas não tinha dinheiro para montar meu consultório. Nessa época, já estava dando aula em algumas faculdades e comecei a distribuir currículos em clínicas. Em pouco tempo, já não estava mais preocupado em ganhar ou não ganhar dinheiro.

A minha maior preocupação tinha se tornado não conseguir um local para atender. Acredite, o fato de ser professor assustava e quem me abriu as portas foi a clínica popular.
Não tenho o que reclamar, mas para conciliar a vida de professor e dentista era difícil. Tinha um ritmo de vida frenético, rodava quase toda a cidade trabalhando manhã, tarde e noite.

Eu vivia cansado e irritado. E a desorganização dos lugares onde eu atendia me incomodava muito, principalmente, em relação à confirmação da agenda e financeiro. Então, tomei a decisão de alugar consultório por turnos para começar a atender meus pacientes particulares.

O problema era: Que pacientes particulares? Eu não conseguia captar pacientes!

1- Como captar pacientes?

Naquele ritmo eu não tinha tempo para isso, e pior ainda, quando captava eu não conseguia controlar a agenda, confirmar, cobrar. Tudo que me incomodava nos outros locais onde atendi ainda acontecia comigo. Era como ainda não te um foco na gestão odontológica. Mas agora eu não tinha mais para quem reclamar. Eu mesmo era o responsável.

Foi o primeiro passo para entender que tinha realmente que sair das populares e focar em conseguir pacientes, só não sabia como!

Quando saí, perdi metade das minhas receitas, mas ao mesmo tempo, eu ganhei tempo para poder me dedicar mais aos pacientes. Em 2014, eu passava horas tentando criar planilhas para cadastrar, controlar a frequência e o financeiro dos meus pacientes. O agendamento ainda era totalmente feito na agenda de papel.

Eu já tinha estabilidade financeira com as aulas, atendimento em uma clínica odontológica por percentual e aluguel de dois turnos em um consultório. Estava confortável naquela situação. Mas de repente: o dono da clínica pediu para eu sair, pois não estava satisfeito com minhas reclamações.

E ao mesmo tempo, a dona do consultório que eu alugava turnos, me informou que iria mudar de cidade. E me avisou que eu deveria escolher entre ficar com o consultório todos os dias ou encerrar o contrato. Era mais um desafio que eu precisava ter um olhar para a gestão odontológica a longo prazo.

2 – Ter o próprio consultório

Do dia para a noite lá estava eu novamente precisando tomar uma decisão importante. Criei coragem e decidi de uma vez por todas – parar de depender de decisões dos outros – para guiar o meu futuro. Foi então que resolvi alugar todos os turnos do consultório.

Os meses seguintes foram bem difíceis, por quase um ano tive que tirar dinheiro que eu ganhava nas faculdades para pagar os custos. Eu estava frustrado, pensando inclusive em parar de atender.

Comecei a estudar gestão cada vez mais, contratei uma secretária e fiz as primeiras ligações convidando alguns colegas. Deu certo, em pouco tempo o consultório estava funcionando de segunda à sábado de 8 às 21 horas. E outros problemas começaram a surgir, por exemplo: agenda!

Era impossível conciliar remarcações, retornos e agendamentos de tantos Dentistas utilizando Google agenda e ficha de papel. Então finalmente o Simples Dental entrou efetivamente em ação!

3 – Gestão odontológica gera lucro

Como o consultório tinha uma recepção muito pequena, o sistema de gestão passou a me permitir avaliar a rotina à distância. Assim, eu não precisava estar presencialmente para acompanhar o fluxo de caixa, controlar as faltas e verificar os tratamentos que estavam sendo feitos nos pacientes.

Eu comecei a acompanhar o financeiro de forma centralizada. Foi quando entendi que aquela única cadeira era rentável e tinha uma receita que girava em torno de 60 mil reais mensais. Antes, somente com as fichas de papel, eu sabia que as contas estavam se pagando, mas não tinha noção do todo (controle financeiro).

Com um sistema de gestão financeira para organizar as informações, uma boa equipe de dentistas e de suporte e uma sócia, consegui sonhar mais alto. Chegou a hora de planejar dar um passo a mais, sair daquele consultório e ir para um lugar maior.

Decidimos não fazer empréstimos, o planejado era que o consultório pudesse bancar a implementação da nova clínica. Três anos de lucro (entradas e saídas equilibradas) nos permitiram construir a @it.odonto como sonhamos: raio-x panorâmico, scanner, estúdio fotográfico. E contou um bom planejamento estratégico e estratégias de marketing.

Além disso, mesmo sendo uma clínica de Ortodontia, desde o primeiro mês de funcionamento em novembro de 2020, a @it.odonto sempre produziu acima dos seis dígitos de receita e tem faturamento anual de 2 milhões de reais.

4 – Solução baseada no Software odontológico

Todos os setores da clínica são controlados via Simples Dental e decisões importantes são tomadas baseadas nos dados obtidos do sistema. Levamos tão a sério a necessidade da ferramenta que, oferecemos treinamentos para todos os nossos colaboradores e os dentistas parceiros, e ainda pedimos que seja obrigatório o preenchimento a cada novo atendimento. Inclusive, essa atividade está prevista no contrato de prestação de serviço com estes profissionais.

Com todas as atividades de agendamento, orçamento, débito, fotografias, contrato, financeiro preenchidas nos campos adequados do nosso Simples Dental, eu posso fazer a gestão da clínica de qualquer lugar do mundo no dia a dia. E assim, tenho a liberdade que eu sempre sonhei.