Confira o que é preciso saber para definir e ter controle financeiro e da sua equipe ao comissionar dentistas

A comissão na odontologia é o valor que se paga a dentistas pela prestação de seus serviços.

Essa modalidade de trabalho é a mais comum na área, praticada pela maioria das clínicas e profissionais de odontologia do país.

O comissionamento proporciona maior flexibilidade e autonomia a dentistas. Além disso, a remuneração pode refletir sobre seu desempenho, o que acaba sendo um motivador de crescimento de carreira.

A vantagem desse tipo de pagamento para as clínicas está no impacto positivo em seus resultados. Já que pagam a comissão de acordo com a produtividade do profissional.

Se sua clínica está crescendo ou ainda têm dúvidas de como comissionar seus parceiros de forma eficiente. Confira neste artigo como definir esse modelo de remuneração.

1 → Para clínicas

É fundamental saber que na odontologia existem duas principais modalidades de contratação, por comissionamento e pela CLT.

O comissionamento é a mais comum, como citado acima. Nessa categoria, a dentista ou o dentista recebe um valor pelos procedimentos realizados nos pacientes.

Esse valor varia de clínica para clínica, caso a pessoa utilize material e equipamentos odontológicos próprios, por exemplo, entre outros fatores.

Já a remuneração por carteira assinada (CLT) é mais rara dentro dos consultórios e clínicas.

A contratação é caracterizada como vínculo empregatício. Portanto, fica sob as leis trabalhistas, dando direito à pessoa contratada salário fixo, 13º salário, férias, FGTS e demais benefícios.

Neste caso, a clínica também pode optar por comissionar as vendas extras que esses profissionais realizam, apesar dessa prática ser ainda menos frequente na área.

Nos tópicos a seguir, focaremos na primeira modalidade de contratação, por comissionamento.

Mecânicas de comissionamento

Na prática, existem três formas de comissionar dentistas:

• Por procedimento
• Por diária
• Por produtividade

Segundo Fernando Versignassi, cirurgião-dentista, a porcentagem média do mercado odontológico atualmente é até 30% de comissão, dependendo da especialidade e da forma de pagamento adotada.

Valor ou porcentagem fixa por procedimento

Nesse tipo de remuneração, a dentista ou o dentista recebe um valor fixo ou um percentual por cada procedimento realizado nos pacientes.

Suponha-se que a clínica cobre R$ 200 pela obturação simples. A comissão pode ser de valor fixo, como R$ 20 por obturação, ou por porcentagem, como 30% em cima do preço do procedimento.

Esse pagamento varia de acordo com a tabela de preços de cada clínica.

Valor fixo por diária

Neste caso, a pessoa recebe um valor fixo referente a um período de atendimento ─ geralmente por dia ─, independente de quantos pacientes estiverem agendados.

Além disso, em muitos casos há o adicional de comissão por venda, relacionado à venda de produtos específicos, como implante, clareamento, prótese e aparelhos ortodônticos.

Porcentagem por produtividade

É também conhecida como remuneração por desempenho ou performance, e atrelada ao que a clínica recebe durante um certo período.

Por exemplo, se a clínica faturar em um dia R$ 2 mil com os serviços daquele profissional. E a comissão definida é 30%, a pessoa irá receber R$ 600 naquele dia.

Como definir o valor ideal de pagamento

Seja qual for o comissionamento, é importante observar se o valor pago será rentável para ambos os lados.

Dessa forma, para chegar num cálculo ideal é preciso levar em consideração os seguintes fatores:

• A tabela de preços da clínica
• A hora clínica
• A margem de lucro desejada

É possível chegar a um valor adequado de comissão com base nesses fatores para que cada clínica ou consultório pague de acordo com a realidade de cada um.

Além disso, considere também a demanda e tipos de atendimento da clínica.

Exemplo: se a clínica atende mais consultas por convênio que contam com valores mais baixos e possuem um número maior de agendamentos, é interessante que os percentuais de comissão sejam mais altos.

Em contrapartida, os atendimentos particulares têm valor mais alto e o percentual de comissão pode ser menor.

IMPORTANTE: lembre-se que existem taxas bancárias e impostos que a clínica deve pagar, portanto considere o pagamento de comissão em cima do valor líquido.

Tabela de preços

A tabela de preços é a relação dos preços de cada produto ou serviço. É nela que se estabelece os valores mínimos e máximos que o dentista dará de desconto, as margens de negociação e os cenários em que cada condição é aplicada.

Com isso definido, o administrar da clínica avalia resultados e toma as decisões estratégicas, reduzindo o risco de dívidas ou perder a qualidade da entrega.

Porém, segundo Versignassi, para a maioria dos profissionais de odontologia, precificar seus serviços pode ser um desafio.

“Esse é um grande dilema, a maior parte dos dentistas não tem um software de gestão. Então eles não sabem o quanto ganham ou o quanto gastam. E para formar um preço de venda é preciso saber todo o custo operacional do negócio”, explica.

Neste cenário, de acordo com o dentista, muitos se baseiam em outros profissionais para definir valores, mas esquecem que cada clínica tem seus custos e lucros.

Portanto, é preciso saber o total do custo operacional, ou seja, quais são os gastos de manutenção e administração do seu negócio. Exemplo: contas de água, luz, insumos, aluguel, folhas de pagamento e comissões, etc.

“Saber quanto se vai gastar e em quanto tempo vai entregar um tratamento é essencial para precificar o serviço de forma que sobre dinheiro”, orienta Versignassi.

Hora clínica

Em suma, a hora clínica é o valor mínimo cobrado por uma hora de trabalho, neste caso, de prestação de serviços odontológicos.

Para fazer esse cálculo basta dividir o valor das despesas fixas do consultório pelo total de horas do mês.

Por exemplo, supomos que a clínica possui o custo operacional fixo de R$ 5 mil mensais. E atende de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h, totalizando 50 horas por semana e 200 horas por mês.

Esse valor de R$ 5 mil será dividido por 200 horas e resulta na hora clínica, ou seja, R$ 25. Portanto, o mínimo a ser cobrado de um paciente por hora deve ser de R$ 25 para pagar o custo operacional.

Além disso, a margem de lucro e os custos variáveis, como os gastos com material, por exemplo, também são levados em conta na composição da hora clínica.

“A formação de preço é estratégica e a hora clínica é a base”, comenta Versignassi.

Margem de lucro desejada

A margem de lucro é aquele valor que sobra após as despesas do custo operacional a serem deduzidas do faturamento da clínica.

A importância de saber a hora clínica é, justamente, para definir uma margem de lucro coerente e realista do que se quer ganhar ao final do mês.

Do contrário, a dentista ou o dentista empreendedor só estará trabalhando para pagar contas.

Cuidados sobre o comissionamento

Após definir um valor ou percentual ideal de comissionamento que seja satisfatório para ambos os lados, aprenda a tomar alguns cuidados.

Acompanhe todo o processo

Esse acompanhamento é importante para que haja uma relação de equilíbrio na parceria.

Fique atendo para avaliar se o modelo de comissionamento escolhido está funcionando bem, se o valor é confortável para ambas as partes entre outros aspectos.

O ideal é levar em consideração tanto a parte financeira do negócio, quanto a opinião da pessoa que presta os serviços.

Vincule a comissão ao pagamento do paciente

Uma das práticas aconselháveis para manter o fluxo de caixa saudável é vincular o comissionamento da dentista ou do dentista ao pagamento do paciente, pois alguns tratamentos, por ter um valor parcelado.

Por exemplo, um procedimento custa R$ 850 e foi parcelado em 5X de R$ 170. E se a comissão ao dentista é de 30% e o procedimento for feito em uma única vez, será preciso pagar R$ 255 tendo recebido apenas R$ 170 em caixa.

Agora imagine que, em um mês, podem surgir vários casos similares, que podem resultar em um desequilíbrio de caixa.

Segundo Fernando Versignassi, se a pessoa administradora da clínica tiver capital suficiente, pode optar por fazer o pagamento antecipado. Mas caso não tenha esse fluxo saudável, é preciso deixar claro ao profissional sobre o condicionamento atrelado às parcelas.

“Do contrário, o risco de ter problemas de caixa é muito grande. A clínica pode se endividar, entrar no cheque especial, ter que gastar com cartão de crédito e até criar problemas de relacionamento com a pessoa contratada”, explica.

Conheça o mercado

Quando se entende melhor o mercado no qual está inserido, torna-se mais fácil definir valores e modalidades de forma justa, sem prejuízos e de forma condizente com a realidade.

Para isso, avalie quanto e como os concorrentes comissionam os profissionais e qual suas tabelas de preço.

Tenha atenção ao analisar clínicas e consultórios que sejam semelhantes ao porte do seu negócio, região e procedimentos, para que esse levantamento seja coerente.

Revise os cálculos com a pessoa contratada

Revisar e repassar os cálculos com cada profissional auxilia a garantir que erros e discordâncias futuras não ocorram.

Além disso, a transparência no pagamento da comissão cria um vínculo de confiança entre a pessoa gestora e sua equipe, reforçando a boa relação entre ambos.

Conte com um software odontológico

Muitas clínicas odontológicas ainda realizam todo o procedimento de pagamento e cálculo de comissão manualmente, com planilhas e outros métodos.

Isso aumenta muito o risco de erro, prejudicando a gestão da clínica.

Contar com um software odontológico é o melhor caminho para fazer a gestão e o controle das comissões de forma assertiva e acessível.

Estabeleça um contrato de parceria entre clínica e dentista

Ter um contrato de parceria é fundamental para formalizar a prestação de serviço, já que a dentista ou o dentista exerce uma atividade autônoma e, portanto, não possui vínculo empregatício com a clínica.

O objetivo do documento é deixar claro todos os direitos e deveres de ambas as partes, regulamentando a parceria e estabelecendo um padrão de atendimento, como o período e a periodicidade em que o profissional estará na clínica.

Com isso, o contrato auxilia a clínica a se resguardar de possíveis equívocos e até de problemas jurídicos futuros, como processos trabalhistas.

De acordo com Versignassi, o contrato não vai blindar totalmente a relação entre clínica e dentista, porém é um documento que serve como justificativa em algumas situações.

“O principal intuito é definir as regras da parceria, além de preservar essa relação. Muitas clínicas e consultórios ainda fazem acordos verbais e quando acontecem desentendimentos, podem resultar até em denúncia no CRO”, explica.

Como elaborar um contrato de parceria

Para elaborar um contrato de parceria, é fundamental que ele apresente as seguintes informações, sendo elas o mais específicas e detalhadas possível:

• Partes envolvidas: a identificação das pessoas, físicas ou jurídicas, que assinarão o documento, com dados como nome, endereço e contato.
• Objeto do contrato: ao que se refere o contrato, nesse caso a prestação de serviço, ou a locação de espaço, a relação de sociedade, etc.
• Valor do repasse e formas de pagamento: como e quando será feito o pagamento, a modalidade de comissionamento e a tabela de valores de procedimentos.
• Direitos e deveres: as tarefas e normas que ambas as partes devem seguir, como horários, padrão de atendimento, prescrições e formas de encaminhamento, vestimentas, faltas e atrasos, etc.
• Garantias e obrigações: relacionadas a técnicas propostas para o trabalho, materiais utilizados, custos, riscos e alternativas de tratamento, entre outras.
• Duração: o período no qual o contrato será válido, formas de rescisão e o procedimento em casos como abandono de serviço, faltas recorrentes, materiais e estrutura inadequada, etc.
• Disposições gerais: a escolha do foro e demais informações que as partes julgarem pertinentes.

Após a elaboração do contrato em comum acordo, o ideal é consultar um advogado para se certificar sobre a validade do documento.

IMPORTANTE: é imprescindível que todos sigam as diretrizes do contrato e, caso haja mudança no regime de trabalho, um novo contrato deve ser feito.

Processos trabalhistas na odontologia

Apesar do contrato de parceria servir de respaldo para possíveis processos trabalhistas, ele pode ser considerado inválido pela Justiça do Trabalho se verificado que, na prática, a pessoa contratada está submetida a situações que configuram vínculo empregatício.

De acordo com o Artigo 3º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o vínculo empregatício exige a subordinação do dentista ao empregador, a remuneração, a habitualidade e a pessoalidade da prestação.

Ou seja, se o dentista trabalha obedecendo a um gestor ou superior, sob um controle de jornada, com horários estipulados para entrada, saída e descanso. E recebe uma remuneração fixa por mês e não por consultas. E além de outras características definidas na CLT, ele pode exigir seus direitos na justiça mesmo que não seja registrado em carteira.

Por isso, é dever da clínica cumprir com seus deveres com relação às condições de trabalho para evitar que prestadores de serviço atuem como empregados, prática que ainda é muito comum entre os profissionais da saúde, seja com intenção ou por desconhecimento.

Como o Simples Dental ajuda no comissionamento

Entre as funcionalidades do módulo de gestão financeira do Simples Dental, é possível cadastrar as regras e emitir em segundos a comissão de dentistas, de forma prática, simples e intuitiva.

O software odontológico permite organizar todos os dados dos profissionais e informações referentes a porcentagens de cada procedimento realizado, além das parcelas.

Com tudo centralizado em um só lugar, o sistema facilita o controle das comissões, otimiza o tempo de gestão e reduz a probabilidade de erro na hora do cálculo do pagamento.

Suponhamos que um paciente tenha fechado um orçamento com três tratamentos, com atendimento feito por dois dentistas diferentes, e parcelou o valor em 12 vezes.

Ao configurar as regras de comissão de cada dentista, o Simples Dental calcula automaticamente quanto cada dentista deve receber e cada parcela paga pelo paciente.

Dessa forma, o primeiro passo é definir a regra de pagamento. A ferramenta calcula as comissões de profissionais de acordo com duas regras:

• Quando é finalizado o tratamento
• Quando é pago o débito pelo paciente

Depois, basta indicar o plano que a dentista ou o dentista atende, definir a porcentagem que recebe pelo procedimento realizado e indicar a especialidade a qual que se refere a comissão.

Na hora de pagar, você lança a despesa nos débitos da clínica automaticamente e, por meio do histórico de comissões, é possível acompanhar todo o processo de comissionamento de toda a equipe.

Os relatórios do software oferecem ainda a possibilidade de organizar e visualizar as remunerações feitas por dia, os pacientes e os valores das comissões aplicadas em cada tratamento.

Saiba mais sobre a funcionalidade no site da Simples Dental e faça o teste grátis.