Entenda as atividades e deveres da secretária do dentista e aprenda como treinar, acompanhar e estabelecer metas de performance
Se você já assistiu ao filme Homem de Ferro, deve lembrar bem da Pepper e a secretária do engenheiro e inventor bilionário Tony Stark, né?! Até porque foi ela quem criou uma armadura de ferro para mantê-lo vivo após ser sequestrado e sofrer um acidente. Beleza, mas o que isso tem a ver com o artigo de hoje? Tudo!
Se não fosse por ela, Tony Stark não poderia combater o crime na América. E, se não fosse pelas secretárias, os dentistas não poderiam oferecer um atendimento de excelência aos pacientes. Talvez até conseguiriam, porém, com certeza seria muito mais difícil e trabalhoso.
Basta pensar que o atendimento em um consultório odontológico começa muito antes do momento em que o paciente se senta na cadeira do dentista. Até porque quando chega a essa etapa, ele já fez contato para agendar uma consulta, preencheu alguns dados e foi recepcionado quando chegou ao consultório. E se você está ligado no título deste artigo, já percebeu que esses procedimentos são parte da função da secretária do dentista.
Pois bem, a secretária do dentista é fundamental para promover uma boa experiência aos pacientes. Além disso, é ela quem garante que outros processos internos estejam sempre em dia. O problema é que, muitas vezes, a função da secretária é confundida com as tarefas do auxiliar de saúde bucal. Ou até, em outros casos, essa profissional acaba recebendo atividades que exigem mais do que ela está preparada para fazer.
Por isso, é importante que tanto o dentista quanto a secretária do dentista conheçam bem as atribuições desse cargo. Assim, tudo funciona da melhor maneira possível no consultório!
A função do auxiliar de saúde bucal
O primeiro ponto importante em relação à função da secretária do dentista: suas tarefas não são as mesmas que as do auxiliar de saúde bucal. Mais que isso: confundir as duas coisas pode trazer prejuízos ao consultório, aos pacientes e aos próprios profissionais.
O auxiliar de saúde bucal é o profissional que, como o próprio nome sugere, auxilia dentro do consultório. Seus conhecimentos são relacionados especificamente à odontologia. Ele é quem vai cuidar dos materiais odontológicos, auxiliar os dentistas nos tratamentos e fazer a coleta de informações sobre a saúde bucal do paciente. Em resumo, a atuação desse profissional ocorre antes, durante e depois do atendimento do dentista. Mas, está sempre ligada aos procedimentos feitos por ele.
A secretária, por sua vez, não tem relação direta com o trabalho do dentista. Suas funções são administrativas. A não ser que tenha uma certificação de auxiliar de saúde bucal, ela não deve prestar assistência no atendimento relacionado especificamente à odontologia.
A função da secretária do dentista
Mesmo não estando ligada à odontologia, a secretária é essencial para o bom funcionamento dos consultórios. Você com certeza já sabe disso.
Uma de suas principais funções é o atendimento ao paciente. E você sabe que isso acaba abrangendo uma quantidade muito grande de tarefas, né?! É responsabilidade dela atender telefonemas, recepcionar clientes e agendar consultas em todos os canais de contato com os clientes. Ou seja, cabe a ela manter a agenda do dentista em ordem. Por isso, precisa resolver possíveis impasses e transtornos sempre que necessário.
Também é função da secretária do dentista solicitar dados pessoais e esclarecer dúvidas sobre pagamento, atendimento e outros processos do consultório. Mas atenção! Não confunda essas informações com aquelas que são coletadas pelo auxiliar de saúde bucal para traçar o perfil do paciente.
Outra função da secretária do dentista é aperfeiçoar o atendimento. Como fazer isso? Ela pode lembrar os pacientes de uma nova consulta, mandar mensagens de aniversário e outras ações que melhorem a relação com o consultório.
E, claro, não precisa dizer que tudo isso deve ser feito com empatia e simpatia, certo? Até porque, não é só o bom atendimento do dentista que faz o paciente voltar.
O trabalho da secretária é fundamental para que o paciente se sinta valorizado.
Mas além do atendimento ao paciente, a secretária do dentista ou da clínica odontológica também desempenha outras funções administrativas. Alguns exemplos são o contato com fornecedores, a realização de compras, a contratação de serviços de manutenção e o pagamento de despesas. Tudo isso por meio do diálogo com o dentista para entender quais são as reais necessidades do consultório.
Mas, existem alguns serviços que são direcionados à secretária e que nem sempre são responsabilidade dela. Como o marketing e a contabilidade, por exemplo. Mesmo que ela possa auxiliar nessa parte, o mais indicado é que tenham profissionais especialistas no assunto. Isso porque esses dois serviços são bem importantes para atrair clientes e manter o local em ordem.
E então, ficou mais fácil?
Como você viu, essa profissional é peça essencial para que tudo corra bem no consultório! E isso só será possível se suas atribuições ficarem bem definidas já no momento da contratação. É preciso separar bem quais são as suas funções e oferecer o máximo de facilidades para que ela as possa exercer. Assim, sobra mais tempo par atender os pacientes com excelência.
Ah, outra dica importante é manter um diálogo bem próximo com as secretárias. Dar feedbacks constantes e oferecer capacitações são ideias bem legais, por exemplo. Assim, todo mundo ganha: dentista, secretária e, principalmente, os pacientes!
Agora que você já sabe a função da secretária, confira também algumas dicas de como ser uma secretária nota 10 na clínica. Uma boa dica é investir em um software odontológico para auxiliar a secretária no desempenho de suas funções junto ao dentista. Para conhecer a ferramenta fale com um dos nossos vendedores.
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