A gestão de consultório odontológico é fundamental para garantir a eficiência de processos e a tomada de decisões assertivas, além de garantir um crescimento sustentável e a longo prazo para clínicas.

Os princípios da gestão odontológica são os mesmos que aqueles aplicados para a gestão de um negócio de outros ramos, mas os detalhes e a rotina de trabalho são impactados pela especificidade deste setor, devido à natureza dos serviços de saúde e ao ambiente clínico.

Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre esse assunto e entender de que forma a gestão de consultório odontológico bem-feita pode ajudar você, dentista e administrador, a ter sucesso! Continue lendo:

O que é a gestão? E a gestão de consultório odontológico?

O termo “gestão” traz consigo tarefas de liderança que vão envolver a coordenação de recursos, processos e pessoas para alcançar objetivos específicos de forma eficaz e eficiente para um negócio.Uma das boas consequências de aplicar uma gestão eficiente é ter uma tomada de decisões baseada em dados e ser mais coerente com suas ações, além de ganhar boas estratégias para otimizar os recursos disponíveis.

A gestão de consultório odontológico, porém, terá que olhar também para alguns aspectos específicos, tais como:

• Regulamentos pertinentes à área da saúde;
• Agendamentos e atendimento ao público;
• Gerenciamento de equipamentos odontológicos;
• Estoque de materiais dentários;
• Descarte correto de resíduos biomédicos;
• Relacionamento com planos de saúde.

Entre outros pontos que somente os gestores de clínicas e/ou consultórios odontológicos terão que se preocupar.

Do planejamento à execução: conheça o ciclo da gestão odontológica

Então, agora que você entendeu o conceito de gestão, vamos falar sobre como fazer um planejamento da gestão de consultório odontológico e depois colocar as ações definidas nele em prática. Veja:

Passo 1: Planejamento

O planejamento é o pontapé inicial para tudo o que virá depois. A ideia aqui é que o gestor odontológico faça uma análise geral sobre:

E, assim, é possível desenhar um plano de negócios que vai conter desde as características básicas do negócio (nome, dados empresariais, localização, etc) até as estratégias de marketing e vendas, por exemplo.

Passo 2: Organização e estruturação

Com o planejamento pronto, é importante começar a “arrumar a casa”. Ou seja, uma gestão de consultório odontológico envolve também criar processos padronizados, alinhar a comunicação com o público, investir em tecnologia, entre outros aspectos.

É importante que nesse passo algumas ações definidas no planejamento sejam aplicadas, mas de forma sutil, com treinamentos e conversas de feedbacks com colaboradores e outros envolvidos.

Passo 3: Execução

Com as principais questões alinhadas, chegou a hora de colocar a mão na massa, testar os novos procedimentos, a nova comunicação e posicionamento, e ver como isso funciona por um período determinado.

Esta etapa é muito importante para fazer testes e ir afinando cada vez mais como a gestão do consultório odontológico será conduzida, além da habituação da equipe com as novas práticas.

Passo 4: Controle

O controle é um passo que deve ser aplicado em conjunto com a execução. É importante monitorar se tudo o que foi combinado no planejamento está sendo executado.

Por exemplo, caso o novo procedimento de comunicação com o paciente seja retornar para ele a cada 2 dias pós-consulta para fazer um acompanhamento, isso não pode acontecer só com alguns pacientes e outros terem contato em 3, 5 ou 8 dias.

É preciso que as novas práticas sejam levadas a sério e manter o controle de tudo funcionando também é tarefa do administrador que vai gerir a clínica.

Passo 5: Monitoramento e melhorias contínuas

Por fim, após o período de testes ser concluído, é importante avaliar o que realmente deu certo e pode continuar sendo feito daquela maneira ou aquilo que precisa de ajustes e novos testes.

Essa é uma etapa que deve ocorrer regularmente para garantir que a gestão do consultório odontológico seja cada vez mais eficaz. 

Alguns indicadores que poderão ajudar a monitorar o sucesso das mudanças são:

• Taxa de ocupação de cadeira;
• Quantidade de agendamentos;
• Frequência de retorno de pacientes;
• Notas nas pesquisas de satisfação;
• Ticket médio de vendas;
• Faturamento.

10 motivos pelos quais a gestão de consultório odontológico é importante

A gestão de consultório odontológico é essencial. Se você ainda tem alguma dúvida, vale a pena ver esses 10 motivos pelos quais é possível afirmar isso:

1. Eficiência operacional

A boa gestão vai otimizar processos internos e impactar em dados desde o atendimento ao público até o faturamento, reduzindo desperdício de tempo e recursos, além de diminuir os erros com os alinhamentos internos frequentes.

2. Atendimento excelente

Uma das áreas para qual a gestão de consultório odontológico vai olhar é o atendimento. Isso traz consigo melhoria na qualidade da experiência que o paciente terá e, consequentemente, em sua satisfação também.

3. Gestão financeira

A saúde financeira de um negócio com uma gestão odontológica firme é garantida, porque há o controle adequado das finanças, incluindo:

• Faturamento preciso;
• Gerenciamento de contas a pagar e receber;
• Fluxo de caixa atualizado.

Entre outros pontos pertinentes à área financeira.

4. Satisfação do paciente

Além de contar com um atendimento excelente, uma boa gestão vai trazer outros aspectos que contribuem para a satisfação do paciente, como o investimento em tecnologia e o cuidado clínico individual gerado por um dentista que trabalha em uma clínica organizada.

5. Conformidade legal

Outro ponto importante é que a gestão odontológica vai trazer consigo a conformidade legal para a clínica em diversas frentes: área da saúde, privacidade de dados, normas de esterilização e descarte de resíduos, por exemplo. Ou seja, a gestão vai oferecer segurança jurídica e mitigação de processos.

6. Tomada de decisões assertivas

É mais fácil tomar decisões quando a gestão é eficiente porque cada passo será influenciado por dados e estudos feitos no próprio negócio. Isso vale para investimentos, expansão, contratação de pessoas, entre outros aspectos.

7. Desenvolvimento sustentável

Como uma cadeia, a gestão vai gerar boas decisões e essas decisões vão, ao longo do tempo, trazer um desenvolvimento sustentável para o negócio. Isso quer dizer que o retorno será satisfatório e a clínica terá um faturamento maior e com taxas de lucratividade melhores.

8. Redução de riscos

A gestão vai abraçar todas as áreas que podem trazer riscos, debruçar-se sobre elas e garantir que sejam reduzidos ao máximo: desde a área jurídica e de processos até a melhoria de procedimentos para não haver erros humanos que podem comprometer o sucesso do negócio.

9. Motivação dos colaboradores

As pessoas amam trabalhar com pessoas inspiradoras, em um ambiente acolhedor e com uma liderança que dá ouvidos aos seus anseios. Este é um ponto que pode ser atingido por meio de uma gestão de consultório odontológico de qualidade, mantendo-os cada vez mais motivados em fazer a clínica crescer.

10. Longevidade e sucesso

Por fim, e o mais importante: ter uma boa gestão vai contribuir para que a clínica odontológica tenha vida longa e prospere mais e mais.

Quais áreas precisam de atenção para ter uma boa gestão odontológica?

Quando o assunto é gestão, muitas pessoas pensam diretamente em questões financeiras, mas a verdade é que ela vai além e deve agregar um olhar crítico também para outras áreas, tais como:

• Financeiro: planejamento financeiro, gestão de receitas e despesas, pagamentos, fluxo de caixa, rentabilidade, taxa de inadimplência.
• Comercial e vendas: estratégias de vendas, programas de fidelização, pesquisa pós-consulta, atendimento moderno.
• Marketing: site próprio e identidade visual, campanhas, acompanhamento de indicadores de desempenho e estratégias de conteúdo e conversão.
• Recursos humanos: contratação e integração dos times, treinamento e capacitação, remuneração e benefícios, motivação e engajamento.
• Suprimentos e estoque: identificação de compra, negociação de preço, busca de fornecedores, gestão de estoque, controle de validade.
• Jurídico: contrato de prestação de serviços, armazenamento de dados seguro, gestão de riscos, políticas e procedimentos.

Extra: relacionamento com pacientes e a comunidade — realizar ações sociais que visam trazer melhorias para a sociedade pode aumentar a visibilidade positiva de sua clínica, criar uma relação de confiança e promover o seu negócio.

F.A.Q: Perguntas Frequentes sobre gestão de consultório odontológico

Restaram algumas dúvidas sobre qual o caminho para ter uma gestão eficaz? Sem problemas, provavelmente a sua resposta estará aqui. Conheça as principais perguntas sobre a gestão de consultório odontológico:

1. Como posso atrair mais pacientes para minha clínica?

Oferte o seu serviço ao máximo com ações como programa de indicação de pacientes, uma página web para conversão de leads e redes sociais para destacar serviços e depoimentos de pacientes satisfeitos.

2. Qual é a melhor estratégia de marketing para clínicas odontológicas?

Aplique estratégias de marketing digital, e, caso seja possível, concilie com mídias do marketing tradicional. Assim, você terá uma cobertura nos principais veículos:

• Redes sociais;
• Anúncios online;
• Outdoors;
• Panfletos;
• Eventos locais.

3. Como devo precificar os serviços oferecidos pela clínica?

Para definir preços justos e competitivos, você vai precisar avaliar os seus custos operacionais, fazer uma análise da concorrência e entender qual o valor percebido pelos pacientes para definir diferenciais e então, o preço.

4. Como faço para melhorar o atendimento ao paciente na minha clínica?

Investindo na sua equipe com treinamentos, criando e incentivando um ambiente acolhedor e profissional, além de estar sempre à disposição para auxiliar em algo. Isso vai refletir diretamente no tipo de atendimento que o paciente receberá.

5. Quais são as principais métricas para avaliar o desempenho da clínica?

De modo geral, os indicadores principais incluem a taxa de ocupação, taxa de retorno de pacientes, faturamento mensal e satisfação do paciente.

6. Como gerenciar o agendamento de consultas e evitar atrasos?

O agendamento de consultas pode ser trabalhado de diversas formas, mas a maneira mais moderna e eficiente para evitar erros é a utilização de um software de gestão odontológico criado especialmente para dentistas.

7. Quais são os principais indicadores financeiros a serem monitorados na gestão da clínica?

Quando estamos falando especificamente sobre a área financeira da gestão de consultório odontológico, então é importante olhar para dados como:

• Fluxo de caixa;
• Lucratividade;
• Despesas operacionais;
• Inadimplência de pacientes.

⏯️ Vídeo: 3 principais indicadores financeiros para clínicas e consultórios odontológicos

8. Como garantir a qualidade e segurança nos procedimentos odontológicos?

É preciso seguir rigorosamente as normas de assepsia, utilizando materiais de alta qualidade e mantendo-se atualizado com as melhores práticas clínicas.

9. Quais são as principais tecnologias que podem ser implementadas para melhorar a eficiência da clínica?

As tecnologias para consultórios odontológicos vão se dividir naquelas que são pertinentes à prática clínica e as que vão contribuir com outras áreas do negócio.

A radiografia digital é uma das tecnologias atuais para a prática odontológica, enquanto um software de gestão é essencial para o gerenciamento do negócio.

10. Como lidar com a inadimplência de pacientes?

É preciso ter políticas claras de pagamento, opções de parcelamento, e claro, contato constante com esses pacientes para tentar ao máximo recuperar os valores em aberto.

11. Quais são as melhores práticas para o controle de estoque de materiais odontológicos?

O estabelecimento de nível mínimo e máximo de estoque é uma prática bastante eficaz, além de manter o inventário sempre atualizado e utilizar sistemas que façam um monitoramento de entradas e saídas.

12. Como motivar e engajar a equipe de profissionais da clínica?

Crie um ambiente de trabalho inovador e pronto para auxiliar em qualquer situação, reconheça conquistas e mérito por desempenho, além de oferecer treinamentos constantes e valorizar cada ação realizada.

13. Quais são as exigências legais e regulatórias para clínicas odontológicas?

Isso vai depender da região em que sua clínica estiver estabelecida. De modo geral, é preciso seguir padrões definidos pelo CFO (Conselho Federal de Odontologia) em conjunto com o conselho regional em que você estiver.

14. Como escolher os melhores fornecedores de materiais e equipamentos odontológicos?

Opte por fornecedores confiáveis e estabelecidos no mercado, crie um vínculo de parceria e garanta sempre o melhor custo-benefício para seu negócio.

Indicação: alguns dos fornecedores mais confiáveis do mercado são a Dental Cremer | Henry Schein, Dental Speed e Sin Implantes. Nós, do Simples Dental, confiamos e indicamos essas empresas!

15. Quais são as tendências atuais na gestão de clínicas odontológicas?

Os assuntos mais comentados do momento são a teleodontologia, o uso de Inteligência Artificial na administração e os avanços tecnológicos em tratamentos.

16. Como garantir um ambiente de trabalho saudável e seguro para a equipe da clínica?

Tenha uma comunicação aberta e providencie reuniões constantes para ouvir o que os colaboradores têm a dizer e contribuir com a gestão, além de adotar medidas de prevenção de riscos ocupacionais.

17. Qual é a importância da tecnologia da informação na gestão da clínica?

A tecnologia é muito importante para diversas áreas e não é diferente com a odontologia. Com o uso de ferramentas atualizadas é possível obter melhorias nos processos de agendamentos, organização de prontuários eletrônicos, acompanhamento de métricas, entre outros aspectos.

18. Como realizar o controle de prontuários e histórico dos pacientes de forma eficiente?

A forma mais eficaz é contar com um sistema odontológico que ofereça prontuário digital e mantenha o histórico dos pacientes em um único lugar na web de forma segura e acessível.

19. O que fazer para fidelizar os pacientes e aumentar a taxa de retorno?

É preciso focar em oferecer um atendimento excepcional, incentivar com programas de fidelidade e manter um relacionamento constante com comunicações ao longo do tempo de parceria juntos e mesmo após os tratamentos serem finalizados.

20. Como acompanhar a satisfação dos pacientes e obter feedback para melhorias?

A pesquisa de satisfação é o bem mais precioso no momento pós-consulta, utilize como um canal para receber feedbacks dos pacientes e utilize as críticas construtivas como impulso para melhorar e aprimorar seus serviços.

Principais ferramentas para uma boa gestão de clínica odontológica

Uma gestão de consultório odontológico eficiente vai abranger também a escolha cuidadosa de ferramentas que vão facilitar a rotina do negócio. Conheça as principais:

Agenda Digital

Uma agenda digital é fundamental para a organização das consultas, permitindo que os horários sejam agendados, reagendados e gerenciados de forma eficiente. Seu uso vai evitar conflitos de horários e atrasos, além de garantir um fluxo suave de pacientes.

Prontuário eletrônico

Ter um prontuário eletrônico é vital para o armazenamento seguro e acessível das informações dos pacientes.

Isso inclui:

• Histórico médico;
• Tratamentos anteriores;
• Registros de consultas.

Assim, é possível acompanhar de perto tudo o que vai acontecendo e proporcionar uma visão completa da saúde do paciente.

Canais de comunicação

Para este tópico podem ser utilizadas algumas ferramentas, mas o foco é o mesmo: manter-se em contato constante com prospectos e pacientes. Isso pode ser feito por meio de:

• E-mails;
• Mensagens de texto;
• Aplicativos de mensagens.

Faturamento e cobrança 

Sistemas com visão ampla sobre despesas e receitas, faturamento e inadimplência vão ajudar a simplificar o processo de cobrança de pacientes, evitar erros e garantir um fluxo de caixa consistente para a clínica.

Pesquisa de satisfação

Nada de enviar papeizinhos ou abrir diversas abas de conversas com pacientes nos aplicativos de comunicação. Escolha um software odontológico que possua um sistema de envio de pesquisa de satisfação de forma prática e automática.

Armazenamento de imagens

Os pacientes acumulam diversos arquivos mesmo antes de iniciarem seus tratamentos, e ao longo do tempo isso tende a aumentar cada vez mais. Por isso, é importante ter um sistema que ofereça muito espaço de armazenamento e uma gestão eficiente de arquivos.

E se tudo o que você precisa estiver em um software odontológico?

Pois é, o Simples Dental tem funcionalidades pensadas para cada um dos tópicos citados anteriormente, e muito mais!

• Segurança jurídica: conte com um contrato de prestação de serviços criado por um dos maiores advogados da odontologia preenchido de forma automática;
• Assinatura eletrônica: ficha de anamnese, contrato e outros arquivos podem ser enviados e assinados de forma prática;
• Skill Simples Dental para Alexa: fique por dentro dos seus agendamentos, disponibilidade e próximos compromissos por meio de comandos de voz.
• Site do Dentista: crie uma página personalizada para sua clínica com foco em comunicação com possíveis pacientes e conversão em vendas.
• Aplicativo: com o Simples Dental de bolso, você pode consultar quando e onde quiser sua agenda. Ver horários livres, ficha de pacientes e muitos mais.

Bastante coisa, né? Por isso somos o melhor software odontológico da América Latina! Faça como os mais de 60 mil clientes que já confiam no Simples Dental, conte com a gente para sua gestão de consultório odontológico.