Preocupado com as faltas no consultório? Veja 7 dicas que vão te ajudar a fazer uma confirmação de consultas mais eficiente.

A confirmação de consultas também é uma dor de cabeça para você? É complicado quando o dentista só tem acesso à agenda quando está no consultório ou precisa falar com a secretária para saber se o paciente confirmou ou cancelou horário. Ou quando não possui nenhuma ação para construir um forte relacionamento com os pacientes.

Com a tecnologia, você não precisa passar por isso nos dias atuais. A confirmação de consultas pode ser agilizada e te ajudar a organizar o dia de forma muito mais prática e ajudar a nutrir uma relacionamento com seus pacientes também. 

Com o Simples Dental você tem uma agenda online que mantém tudo atualizado em tempo real direto no seu celular. Então, você sabe na hora se a consulta foi confirmada ou não e pode se programar.

1. Como funciona a confirmação de consultas

A confirmação de consulta é uma forma de saber se o paciente realmente pretende ir na hora marcada, certo? Até porque ele pode se esquecer ou ter aparecido outro compromisso inadiável no mesmo horário. 

E muitos pacientes simplesmente não voltam quando deveriam e depois ficam reagendando. Só que cada vez que um paciente não comparece e o horário fica vago, é tempo jogado fora, ociosidade em sua clínica, gastos desnecessários e um atendimento que deixou de ser contabilizado. Ou seja, te impedindo de ganhar mais. 

Mas quando a confirmação de consultas funciona, você não deixa o giro do consultório perder o ritmo. Porém depender só da secretária não é a forma mais eficiente de fazer isso. Ela tem muitas outras tarefas no consultório e acaba que muitas consultas canceladas não são reagendadas ou não dá tempo de colocar outro paciente no lugar.

Por isso, todo o processo de agendamento precisa ser eficiente para que a sua estratégia de divulgação e captação de pacientes funcione. Ou seja, uma coisa depende da outra, não é mesmo? 

2. Principais meios utilizados para confirmação de consultas

Assim, há vários meios de fazer a confirmação de consulta, alguns deles mais antigos e já ultrapassados e outros que estão revolucionando a odontologia.

1 – Antigos

Há formas de confirmação de consultas antigas que ainda são adotadas por alguns consultórios.

2 – Ligação

Nesse sistema a secretária telefona para cada paciente da agenda um ou dois dias antes da consulta para fazer a confirmação. É um método lento, que desperdiça tempo e dinheiro. Sem falar que muita gente simplesmente não atende o telefone! Então, a gente não pode dizer que seja um método eficiente.

3 – Mensagens manuais

Outra forma de fazer a confirmação de consultas é mandando mensagens de texto por WhatsApp ou SMS. O conceito em si já é mais moderno e tecnológico, mas fazer isso manualmente é cansativo. E também toma um tempo precioso que a secretária poderia estar resolvendo outros assuntos do consultório. 

4 – Novos

Com tantos avanços na odontologia, claro que a confirmação de consulta também tinha que evoluir, concorda? Hoje há métodos bastante eficientes que otimizam o trabalho da secretária e têm custo baixo.

5 – WhatsApp automatizado

Sabia que 165 milhões de brasileiros entre 16 e 64 anos usam o WhatsApp? E como algumas operadoras permitem o uso ilimitado do aplicativo, sem debitar do consumo do pacote de dados, o mensageiro fica ainda mais popular. E é por isso que tantas empresas, de todas as áreas, gostam tanto dele.

Agora, você sabia que criar mensagens automatizadas pelo WhatsApp para a confirmação de consultas consegue economizar até 30% do tempo da secretária? E é um tempo que ela vai poder direcionar para tarefas mais importantes.

6 – SMS automatizado

Essa mesma automatização também pode ser feita pelo SMS, tanto para a confirmação de consultas quanto para os lembretes de retorno. Pronto, já agilizou muito mais a rotina do consultório!

E as mensagens automáticas do WhatsApp e do SMS podem ser facilmente programadas pelo Simples Dental de forma integrada à agenda online do software. 

7 – App Meu Doutor

Outra forma de fazer uma confirmação de consulta eficiente é através do App Meu Doutor para quem utiliza o Simples Dental. Ele é um aplicativo completo para manter seus pacientes sempre conectados com sua clínica ou consultório. 

Meu Meu Doutor seus pacientes podem confirmar ou cancelar consultas e ainda entrar em contato diretamente pelo próprio WhatsApp. Assim, além de mais integração, eles também têm mais autonomia até para consultar faturas. 

Oferecer um aplicativo exclusivo para seus pacientes com ele se sinta mais cuidado e isso agrega valor ao seu atendimento.

3. A importância da confirmação de consultas

A confirmação de consultas é essencial para evitar perda de tempo e de dinheiro. Afinal, quando um paciente simplesmente falta sem avisar você não tem como preencher o horário com outro paciente, certo? Então uma pessoa que precisa acaba perdendo a oportunidade de ser encaixada na agenda e o seu planejamento financeiro também sai prejudicado.

Por isso, a confirmação de consultas automática é um diferencial em todos os aspectos. Ela otimiza o trabalho da secretária, possibilita uma gestão de tempo mais eficiente, melhora o relacionamento com o cliente e ainda beneficia a gestão da sua clínica com um todo.

4. 7 Dicas para reduzir as faltas no consultório

Mas se a confirmação de consultas automática é essencial, ela é apenas parte de uma estratégia mais abrangente para reduzir as faltas no consultório. Veja 7 dicas que vão te ajudar:

1 – Tenha uma gestão automatizada

A gestão automatizada permite que você tenha um controle total sobre a sua clínica de forma muito simples, rápida e eficiente. Com o Simples Dental você pode acompanhar o comparecimento dos pacientes, o tíquete médio e todos os indicadores que o ajudam a tomar as melhores decisões. 

Assim você sabe se algum dentista está perdendo muitos pacientes, por exemplo, e descobre exatamente o que precisa ou não ser melhorado.

2 – Faça um controle digital de pacientes

Buscar em um monte de papel cada vez que precisa da informação de um paciente não é prático, nem ágil. E quando a agenda está apertada, então, chega a ser estressante. Mas resolver isso é fácil com a odontologia sem papel.

Digitalize todos os dados dos pacientes – prontuários, exames, dados pessoais, anamneses – e acesse tudo de forma fácil e organizada sempre que precisar. Até os pacientes vão se sentir mais seguros e valorizados vendo que seu consultório está alinhado com os novos tempos.

3 – Integre todos os canais de contato com a sua agenda

Você anda com a agenda de papel no bolso? Ou tem que ligar para a secretária para pegar algum contato? Ou só sabe que a consulta foi cancelada quando chega no consultório?

Não precisa passar por nada disso com a agenda online. Basta integrar todos os seus contatos com quantas secretárias e dentistas você precisar. Muito mais controle e comunicação integrada para agilizar o seus dias.

4 – Programe os lembretes automáticos e nutra um relacionamento

Você pode ajudar seus pacientes a se lembrarem das consultas apenas programando lembretes de retorno diretamente na agenda no dia anterior à consulta. Fica simpático e eficiente, sem perda de tempo para ninguém.

Além disso, coloque na rotina da secretária envio de mensagens para celebrar o aniversário ou em datas comemorativas e lembrando de realizar consultas visando a prevenção. Assim, você consegue sempre ser lembrado(a) pelo seu paciente e fica mais difícil, ele desmarcar no momento da consulta. 

5 – Conte com um bom software odontológico

É muito importante contar com soluções tecnológicas completas, elaboradas especialmente para a odontologia. Por isso, busque um bom software odontológico: pesquise, compare e analise bem todas as funcionalidades para ter soluções integradas que realmente façam diferença no atendimento ao paciente. 

6 – Treine sua equipe para o novo normal

Se sua equipe ainda está habituada à confirmação de consultas manual ou por via telefônica, está na hora de mudar. Converse com o pessoal, explique as facilidades e as vantagens que o novo normal traz para a clínica e para a retenção de pacientes através de melhoria dos serviços.

E não esqueça de oferecer um treinamento para que todos saibam usar o software com facilidade, integrando rapidamente as soluções ao dia a dia do consultório. 

7 – Sugira remarcações para quem não confirmar

Com a confirmação de consultas automáticas a integração com os pacientes é mais fácil. Quando o sistema sinalizar que um deles desmarcou ou não confirmou um horário, sugira a remarcação. Assim você estará mostrando que se importa com ele e criando mais um vínculo para fidelização.

5. Como o simples dental pode te ajudar a reduzir faltas no consultório

O Simples Dental é o maior software odontológico da América Latina, com todas as ferramentas que você precisa para reduzir faltas no consultório e fazer sua clínica crescer.

Com ele você tem soluções para todas as partes administrativas e financeiras da clínica, mas também para melhorar ainda mais o relacionamento com os clientes ao mesmo tempo em que otimiza a sua rotina.

Venha conhecer mais sobre o Simples Dental e faça um teste gratuitamente!