Com estratégias e metas alinhadas com o Simples Dental, a Clínica HarmoniClinic transformou indicadores em novos pacientes e lucros.

A coragem de apostar no incerto pode gerar grandes resultados, mas é necessário antes ter pesquisa e estratégia. Foi pensando assim, que Aézio Almeida dos Santos, Business strategist, e Ana Caroline Rudey, cirurgiã-dentista (CRO 12780), alinharam conhecimentos de mercado, estratégia em Marketing e em Odontologia para criar a Clínica HarmoniClinic.

A clínica fica em Canoinhas, em Santa Catarina, e assim como tudo que permeia o negócio, a escolha geográfica da clínica também é estratégica. “Levamos em consideração o potencial econômico da cidade versus os dados de profissionais da área odontológica”, diz Aézio dos Santos.

Iniciar um novo negócio, por si só, é sempre desafiador, pois mesmo com muito planejamento e estratégia é possível encontrar barreiras. Para Aézio e Ana, havia um ponto além: a pandemia. “Apesar do momento difícil na saúde para a população do Brasil, para nós foi um ‘salto de fé’ nos dedicarmos 100% a clínica. Em pouco tempo estávamos com toda a estrutura a pleno vapor. Tivemos que montar mais um consultório e contratar mais profissionais”, conta Aézio.

Embora as dúvidas os levassem a outra visão de futuro, o bom trabalho, pesquisas e estudos fez com que após a inauguração em abril de 2020, o sonho se tornasse concreto.

“Fomos de zero pacientes para dois mil, em uma cidade pequena com 55 mil habitantes. Não é pouca coisa”, comemora Aézio.

Para inovar ainda mais, optaram pelo Simples Dental como software odontológico. Escolha que os ajudou a reforçar seu diferencial: ser uma clínica 100% tecnológica.

“Antes de abrirmos a clínica já tínhamos todos os os procedimentos cadastrados no sistema, tudo calculado e apurado. Optei pelo Simples Dental por ser o mais difundido no mercado e atender minhas expectativas”, explica Aézio.

1 → A escolha da cidade e do potencial estratégico

Canoinhas é uma região agrícola, conhecida principalmente pelo cultivo da erva-mate e pela preservação do meio ambiente. A escolha pela cidade foi estratégica, mas também moldada pelas circunstâncias familiares.

Ana trabalhava em outras clínicas, quando o casal ainda morava em Itajaí, mas sempre estavam em Canoinhas para atender algum familiar ou amigo, durante as visitas mensais aos seus pais.

Com o tempo os atendimentos se tornaram semanais, depois com o aumento da clientela foi o pontapé para iniciarem um projeto próprio.

“Não temos o que reclamar de 2020. Abrimos nossa primeira clínica e tivemos bastante demanda”, diz Dra. Ana Caroline Rudey.

Para Aézio, os fatores econômicos e comportamentais também favoreceram a concretização da clínica. Ele acredita que muitos canoinhenses, antes da Pandemia, tinham planos de viajar, mas ficaram com o dinheiro retido e viram na saúde uma oportunidade de fazer algo pessoal.

“Achávamos que ao completarmos um ano, estaríamos montando a segunda cadeira, a segunda sala. Mas foi crescendo e crescendo, em seis meses já estávamos com a clínica toda pronta”, acrescenta Ana Caroline. Hoje, eles têm três cadeiras na clínica, uma delas é a sala de estética.

2 → Estratégia e Marketing Odontológico

Para que a Clínica HarmoniClinic tenha destaque dentre as 17 outras clínicas da cidade, Aézio e Ana contam com uma equipe alinhada e consciente do valor de marca.

“Temos que vender valor e não o tratamento. As pessoas compram a oportunidade de sorrir, de se alimentar com segurança, de ter uma higiene bucal e assim por diante”, explica Aézio.

Para o gerenciamento da clínica, há uma profissional focada em técnicas de sucesso do cliente. Ela cuida da parte de cadastro dos pacientes, do atendimento de SAC e presencial.

Já o esclarecimento de dúvidas de pacientes acontece principalmente pelo WhatsApp, que é hoje o grande canal de comunicação da clínica.

A profissional também faz a filtragem no sistema, na parte de funil de vendas, dos rótulos de cada profissional e ticket de especialidades. “O objetivo dela é fazer a conversão, fechar a venda desse orçamento”, explica Aézio. Por isso, é realizada todos os dias as análises das etapas de taxas de conversão.

“Assim começamos a entender a conversão de cada profissional e tipo de procedimento. Com essas informações vamos retroalimentando o sistema e agendando os pacientes com os profissionais com maior aderência e melhor conversão ou orçamento”, complementa Aézio.

Os tratamentos são vendidos em pacotes de serviços aumentando a frequência do paciente na clínica e tendo um bom relacionamento com o cliente.

“Nosso SAC é voltado para atrair o cliente, então nesse primeiro contato o objetivo é convertê-lo em uma avaliação clínica. Depois da primeira consulta, ele já sai com um orçamento e fazemos o acompanhamento de cada procedimento”.

O maior faturamento da clínica é em Harmonização Facial (HOF), equivalente a 75%, e o restante são em procedimentos odontológicos, como prótese, implante e dentística. “Nós estamos performando bem de modo geral, crescemos mais do que 30% em comparação ao ano passado”.

Integração da equipe

Além da profissional de sucesso do cliente, Aézio e Ana contam com a parceria de mais sete profissionais — uma biomédica, uma ortodontista, uma implantodontista, uma clínica geral, duas especialistas em harmonização facial e uma endodontista.

A clínica conta também com a parceria de uma startup para auxiliar nas estratégias de Marketing e publicações nas redes sociais (Facebook, Instagram e Blog para educação dos procedimentos).

Equipe da HarmoniClinic, da direita para a esquerda, Dra. Ana Caroline Rudey (Sócia e especialista em Implante e Prótese), Juciane Woidella (TSB); Julia Woidella (Responsável pelo Sucesso do Clientes); Dra. Sabrina Barp; Dra. Soraia; Dra. Fernanda Massaneiro; e Aézio Almeida (Sócio e Diretor Adm.).

O trabalho em equipe é 100% transparente, todos sabem dos faturamentos, das metas e entendem as estratégias de vendas implantadas na clínica.

“Eles podem trazer sugestões de cursos, de procedimentos, novas técnicas e assim por diante. Se vemos potencial, ajudamos no material, dispenso para o curso, ajudamos nas despesas de viagem e, se nossos clientes tiverem interesse em comprar o procedimento, investimos nisso”.

Por ser muito guiado por metas, Aézio traz para a clínica muitas das suas experiências em startup e em empresas tecnológicas.

Inclusive, por isso a equipe de profissionais da clínica passou por uma capacitação para entender melhor a dinâmica de trabalho. Hoje, o time compreende valor de marca e vendas.

“Quando alcançamos a meta, vendemos mais, temos mais lucro e distribuímos parte disso igualmente para a equipe, desde a secretária até o dentista, para que todo mundo se sinta dono da Clínica”.

A equipe também tem facilidade na gestão da clínica com o Simples Dental. “Realmente, o sistema é muito simples de mexer, nunca ninguém ensinou o que eu tinha que fazer, fui por intuição e me adaptei super bem, os dentistas da clínica também”, confirma Ana Caroline.

3 → O diferencial com o Simples Dental

O uso do Simples Dental tem muito a ver com a adesão à tecnologia e os investimentos na clínica. Atualmente, a clínica possui assinatura do plano vendas.

“Acompanhamos a apuração dos custos dentro do sistema, de cada procedimento e precificação; ciclo de compra, variações de metas, tudo isso impacta diretamente na remuneração dos dentistas e no lucro. O sistema ajuda bastante nesse controle”, assume Aézio.

Para ele a possibilidade de não ter que fazer manual os orçamentos de vendas e conseguir entender quanto a clínica está performando são os melhores resultados que o software oferece.

“Achei perfeito a visão de curva de tendência versus a curva do que está sendo realizado, além do quanto você deveria estar vendendo por dia. Isso me dá uma visão ampla e a orienta como fazer a gestão da clínica”, explica.

Para Ana, o Simples Dental dá praticidade ao seu dia a dia.

“Eu sou super fã do Simples Dental, ele facilitou a minha vida. Imagina se eu tivesse uma agenda de papel e eu estivesse em casa domingo à noite, como é que eu vou saber qual paciente eu vou atender no outro dia? Eu clico no sistema e ele já me dá todos os dados que preciso”, confirma.

Além disso, consegue acessar as funcionalidades pelo aplicativo de celular, em qualquer momento. Antes de finalizar o mês, já sabe quanto vai ter que pagar de comissão para cada dentista. Outra ferramenta fundamental é a dinâmica da agenda online.

“Eu consigo ver no Simples Dental por dia quantas salas estão ocupadas. Com um simples toque eu já sei o que o paciente tem pra fazer mesmo sendo de outros dentistas. Estão todas as agendas, todas as produções que os dentistas vão fazer no dia. Isso é a melhor parte!”.

A Clínica HarmoniClinic usa plenamente as funções do software. “A nossa clínica não tem papel e temos certeza que, com as atualizações futuras do Simples Dental, como já aconteceu, vamos conseguir economizar ainda mais e facilitar os processos na clínica”, diz Aézio.

4 → O futuro da Clínica HarmoniClinic com o Simples Dental

O futuro da clínica será expansão. O plano é ter mais cinco delas no futuro operando com a mesma qualidade e estratégia da HarmoniClinic.

E para melhorar a eficiência de gestão, o Simples Dental vai entrar no projeto como parceiro tecnológico.

“Não queremos ser uma empresa de software, já tem bastante pessoas no mercado fazendo bem, igual a Simples Dental. Queremos levar a nossa experiência para outras clínicas para que elas tenham um potencial melhor de vendas e operacional”, explica Aézio.

O ano que vem ainda tem mais novidades. Eles estão criando uma plataforma de educação com foco em administração em gestão para dentistas. O projeto vai se chamar G Clínica, com vídeos gravados pelos profissionais, semelhante a capacitação que já acontece na clínica.

“O nosso objetivo é ensinar a ganhar dinheiro e a conquistar novos clientes”, revela. E o primeiro conteúdo já está sendo planejado. Será sobre os fundamentos administrativos: marketing, venda, atendimento e gestão financeira.

“Enxergo nesse projeto a parceria com o Simples Dental, porque quanto mais o profissional começar a entender a importância dessas estratégias, mais ele vai precisar de um software para entender ticket médio, taxa de conversão por canal e muito mais”.

Para aqueles que ainda estão com dúvida de como investir na sua clínica, Aézio aconselha. “Quem não mede, não gerencia. Quem não sabe o caminho, qualquer caminho é a direção. É preciso se basear em dados, nós fazemos isso, estamos sempre olhando as métricas do futuro!”.