Um prontuário odontológico digital é um documento padronizado composto de um conjunto de informações clínicas e pessoais de um paciente.

O prontuário odontológico é um documento essencial para os profissionais da área, já que ele contém informações cruciais sobre a saúde bucal dos pacientes, histórico de tratamentos e intervenções realizadas. 

Com o avanço da tecnologia, a versão digital do prontuário tornou- se uma alternativa eficiente e segura para substituir o antigo modelo em papel.

Cabe lembrar ainda quem, segundo o Conselho Federal de Odontologia (CFO), o Código de Ética Odontológica define a elaboração, manutenção, atualização e armazenamento do prontuário odontológico como um dever fundamental da dentista e do dentista.

É evidente: a forma como se dá a ação de elaboração e, principalmente, de armazenagem destes documentos mudou.

Atualmente, com a digitalização dos processos das clínicas, muitos softwares focados na odontologia trazem em seu portfólio o prontuário digital como uma funcionalidade essencial.

Com isso, além da organização geral da gestão da clínica, as profissionais e os profissionais de odontologia têm maior flexibilidade. Para Ramon Maciel, dentista administrador da Felicittá e CEO da Simples Dental, um prontuário odontológico digital é o meio para acessar todas as informações de um paciente em um único lugar de forma simples.

“Se olharmos para o dia a dia de uma clínica, o armazenamento e o controle de um prontuário físico é complexo. Além do documento, temos radiografias, eventualmente fotos, que acabam sendo digitalizadas, e as informações nunca estão em um único lugar”.

A partir deste entendimento, fica evidente a importância do uso de um prontuário odontológico digital para dar mais dinâmica e agilidade no atendimento e direcionar o tempo, que seria gasto em atividades manuais, para ações focadas em vendas, por exemplo.

Mas quais são as nuances de um prontuário odontológico digital, seus benefícios à clínica e para o paciente? Tudo isso será explicado nos tópicos a seguir. Acompanhe!

1. Tipos de prontuários odontológicos

Conhecer os diferentes tipos de prontuários odontológicos é essencial para os e as dentistas que são empreendedores e empreendedoras e mantêm o próprio consultório.

Afinal, é nesse documento individual de cada paciente que são feitos os registros de informações. De tal forma, ele pode ser sempre consultado para facilitar a execução das opções de tratamento e procedimento realizados pela clínica. 

Além disso, com um prontuário sempre organizado, os e as profissionais conseguem acessar as informações dos pacientes antes de iniciar a consulta. Isso agiliza os processos e faz com que o atendimento prestado seja de mais qualidade.

No que se refere aos tipos de prontuários odontológicos, basicamente, existem duas opções: os de papel e os digitais. A seguir, falaremos brevemente de cada um deles:

1.1. Prontuários de papel

Os prontuários de papel são os mais comuns nas clínicas tradicionais. Tratam-se de fichas em que os e as profissionais da odontologia preenchem com as informações de cada atendimento.

Apesar de ser uma solução simples e barata, essa opção está entrando cada vez mais em desuso. Isso porque ela apresenta diversas desvantagens, como a facilidade extravio das fichas.

Além disso, os prontuários de papel ocupam muito espaço físico! É preciso ter vários fichários para dar conta de tanta papelada!

Isso sem falar que os e as recepcionistas perdem muito tempo para encontrar as fichas de cada paciente antes dos atendimentos.

1.2. Prontuários digitais

Os prontuários digitais são um software odontológico, que permite que os e as dentistas registrem as informações dos pacientes na nuvem. Isso traz uma série de vantagens para os atendimentos e para a clínica, de modo geral.

Para começar, não será mais necessário ocupar o espaço físico da clínica para guardar fichas de paciente.

Outro benefício é o espaço ilimitado para guardar informações. Até mesmo um odontograma completo pode ser armazenado no prontuário, facilitando os atendimentos realizados.

Isso sem contar na possibilidade de acesso em qualquer local, mediante login com usuários e senha.

Dessa forma, os e as dentistas podem acessar os prontuários de seus atendimentos em qualquer local. Ou seja, se eles e elas quiserem estudar casos em casa, por exemplo, isso é possível!

2. Como usar um prontuário odontológico digital?

Na prática, o uso, ou seja, a elaboração, manutenção, atualização e armazenamento de um prontuário odontológico digital segue as mesmas regras do prontuário físico.

De acordo com Maciel, um bom prontuário odontológico eletrônico começa com as informações essenciais. “É importante atentar para informações básicas de cadastro, como CPF, nome completo, telefone e endereço”.

Sendo o endereço uma informação estratégica. Com ele, é possível entender em que região a clínica possui mais clientes e, a partir disso, direcionar esforços de marketing para aumentar a performance do negócio.

2.1. Onde o prontuário odontológico pode ser usado?

O prontuário odontológico é um registro legal e confidencial das informações sobre o histórico clínico, diagnóstico e tratamento odontológico de pacientes. 

Ele pode ser usado por dentistas e equipes clínicas como uma ferramenta para planejamento de tratamento, acompanhamento da evolução do paciente e tomada de decisões clínicas.

Além disso, ele pode ser utilizado para fins legais, administrativos e de pesquisa, desde que respeitados os critérios de sigilo e privacidade dos pacientes.

3. Como preencher um prontuário odontológico?

O primeiro passo para ter um prontuário odontológico completo é o preenchimento correto da anamnese.

A entrevista de anamnese não deve ser vista apenas como uma etapa do processo, mas sim como uma importante ferramenta da clínica.

O conselho de Maciel é para que a dentista ou o dentista questione o paciente sobre quais problemas de saúde, ou comorbidades e alergias ele tem. A entrevista é importante para que sejam evitados problemas durante o tratamento.

Além disso, a anamnese é uma excelente ferramenta para vender. A entrevista é um momento ideal para quebrar o gelo e fazer perguntas mais amplas, como:

• qual é o seu sorriso dos sonhos?
• qual é o resultado esperado com o tratamento? e
• qual a expectativa de investimento ou orçamento disponível para o tratamento?

A partir desses pontos é possível coletar uma série de informações que ajudam, entre outras coisas, a fechar orçamentos e aumentar o ticket médio.

Com a anamnese concluída, Maciel aconselha a preencher todos os tratamentos feitos, quais foram finalizados e, principalmente, quais materiais foram utilizados.

“O detalhamento das informações é importante, pois é possível, por exemplo, buscar a cor da resina utilizada em um tratamento que precisa ser refeito, ou mesmo relembrar alguma especificidade do tratamento”.

DICA

Ao buscar por um software odontológico, opte por um que possua o questionário de anamneses já pronto e um sistema inteligente que gere alertas a partir das informações preenchidas para evitar equívocos no tratamento.

3.1. A importância do orçamento para o prontuário digital

É recomendado que a clínica sempre preencha um orçamento, pois a ação gera uma série de informações relacionadas a valores orçados x valores aprovados.

Essa métrica é essencial, ela pode trazer um entendimento maior sobre o porquê “X” orçamentos são aprovados e “Y” não, além de uma ideia de conversão.

Por exemplo, é possível fazer um funil e entender que é preciso fazer 50 orçamentos no mês, para que 15 sejam fechados.

Além da análise da métrica, é importante atentar que as informações do orçamento, em um software odontológico, são integradas com o prontuário. Otimizando tempo e o trabalho do dentista.

3.2. O que é preciso para usar um prontuário odontológico?

Para usar um prontuário odontológico, é necessário ser um profissional de odontologia com autorização legal para acesso às informações de pacientes. 

Além disso, é importante estar ciente das normas éticas e legais que regulamentam o uso e a guarda dos prontuários, bem como das obrigações relacionadas à confidencialidade das informações contidas no documento.

É importante que o ou a dentista e sua equipe clínica sejam responsáveis pela manutenção e atualização adequada do prontuário, para garantir a qualidade do atendimento e o bem-estar do paciente.

Em softwares odontológicos, o acesso é feito mediante login com usuário e senha, conforme explicamos.

3.3. Benefícios da utilização do prontuário odontológico digital

No dia a dia, o resumo dos benefícios de um prontuário odontológico digital está na economia de tempo gerada.

Por exemplo, se uma clínica possui 2 mil fichas, é necessário que uma pessoa se responsabilize pela busca e armazenagem diária delas.

“Muitas clínicas têm milhares de fichas e armazenar todas elas além do espaço ocupado, tem a questão da higiene e a possibilidade de perda de um prontuário.“ Ramon Maciel

Em um cálculo simples, se a clínica recebe 50 clientes por dia, e são perdidos 4 minutos na separação de cada prontuário, ao fim do dia, 2h da pessoa responsável por este trabalho foram desperdiçadas.

Aqui é importante fazer outros cálculos:

• quanto custa a hora da pessoa responsável por buscar, armazenar e separar prontuários?
• quantos profissionais da clínica e qual o tempo total desperdiçado em tarefas manuais envolvendo prontuários físicos?
• qual o custo clínico caso um prontuário seja extraviado?
• ao fim do mês, qual é o valor (em R$ e tempo) desperdiçado?
• qual é o valor perdido em pacientes mal atendidos?
• qual é o valor perdido em orçamentos não fechados, devido ao tempo direcionado em fichas físicas?

Além disso, é evidente, precisa-se avaliar o gasto com equipamentos (armários, etc.) para armazenagem e o custo com a compra de prontuários físicos e materiais de escritório para essa finalidade.

4. Vantagens do uso de prontuários odontológicos digitais

Sabemos que o prontuário odontológico digital traz inúmeros benefícios para o consultório. Pensando nisso, separamos as sete principais vantagens para você implementá-lo hoje mesmo. Veja!

4.1. Segurança e centralidade dos dados

Quando falamos de um prontuário digital, as informações estão integradas, alimentando toda a gestão da clínica.

Então, quando um orçamento é aprovado, automaticamente, o software gera os tratamentos para serem finalizados no prontuário e também os débitos a serem recebidos. Ao receber o valor, o fluxo de caixa já é alimentado. Gerando uma maior eficiência em toda a cadeia.

Além disso, um prontuário digital traz mais segurança aos dados, indo ao encontro das diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

4.2. Financeiro

Diretamente ligado ao prontuário digital, o processo de pagamento de comissões, em média, ocupa entre 2h a 4h semanais de um profissional ou uma profissional da clínica.

Como o pagamento de comissão, em geral, está alinhado a tratamentos finalizados ou aos pagamentos efetuados por pacientes, o uso de um prontuário facilita o processo, pois todo o controle está integrado ao sistema.

De acordo com Maciel, no caso de uso de prontuário físico, será preciso fazer o controle de comissões à parte. Ou seja, será necessário investir tempo para definir os valores a serem pagos, além do fato de gerar glosas, algo que é minimizado com um prontuário digital.

“Um prontuário físico é limitante, pois é preciso escrever todos os tratamentos e até mesmo o financeiro do paciente neste documento. Isso é um problema, pois o fluxo de caixa está concentrado em outro lugar.”

4.3. Histórico sempre disponível

Como falamos acima, as informações dispostas em um prontuário digital se integram com outras funcionalidades do software, simplificando a visualização das informações por todos os envolvidos em um atendimento, mas não só isso.

Todo o histórico do paciente fica acessível a qualquer momento. Sendo possível observar:

• tratamentos em aberto;
• pacientes em débitos;
• acessar a ficha de um paciente sem precisar ir ao consultório, etc.

4.4. Armazenamento e organização de informações de pacientes de forma segura e eficiente

Os prontuários digitais permitem que os consultórios odontológicos armazenem e organizem informações de pacientes de forma segura e eficiente. 

Os dados podem ser armazenados em servidores protegidos por senha, backups frequentes e com criptografia, reduzindo os riscos de perda de dados e garantindo a privacidade do paciente. 

Além disso, os dados podem ser organizados de forma clara e intuitiva, facilitando a recuperação de informações importantes, como histórico médico, alergias, prescrições e radiografias.

4.5. Melhora no atendimento aos pacientes

Cerca de 80% dos consumidores buscam informações sobre atendimento de um serviço no Google, antes de tomar uma decisão. Entre as buscas, o termo “tempo de espera” é um dos mais buscados.

Por esta lógica, o ficha odontológica digital, integrado a um software, evita alguns problemas como:

• duplicidade financeira: nada mais chato que cobrar um paciente duas vezes, ou pior, não cobrar;
• não confirmação de consultas: é possível observar quais pacientes têm tratamentos em aberto e garantir, com antecedência, a ocupação da cadeira;
• demora no atendimento: uma vez que não há necessidade de “caçar” o prontuário, o atendimento se torna mais ágil;
• dúvidas entre o time: se todos preenchem as informações de forma correta, todos os envolvidos em um atendimento conseguem acessar a ficha do paciente e saber o que está acontecendo; quais são os tratamentos em andamento, quais materiais foram utilizados e se há algum medicamento a ser evitado, por exemplo.
• imagens em um lugar, prontuário em outro: com a integração do prontuário ao software, é possível tirar fotos com o celular e já anexá-las à ficha. Sendo possível acessá-las a qualquer momento.

4.6. Compartilhamento de informações

Com a mobilidade que um prontuário digital possibilita, além da integração e rapidez que a informação circula na clínica é possível, como apontamos, acessar um prontuário de qualquer lugar.

4.7. Melhor comunicação entre as pessoas do consultório

Os prontuários digitais também permitem uma melhor comunicação e coordenação entre os membros da equipe do consultório, permitindo que todos tenham acesso às informações do paciente em tempo real. 

Isso reduz a necessidade de troca de mensagens, ligações ou arquivos em papel e agiliza o processo de tomada de decisão, melhorando o fluxo de trabalho do consultório.

5. Modelos disponíveis no mercado

Como apontado acima, um prontuário digital está atrelado a um software odontológico.

Entre as opções, a mais recomendada é o Simples Dental. Afinal, esse software é um dos mais completos do mercado, com foco total na odontologia.

Além disso, é o sistema mais utilizado na América Latina, sendo a plataforma oficial da Dental Cremer | Henry Schein e da Dental Speed. Mais informações: simplesdental.com.

6. Concluindo

Ter um prontuário odontológico digital vai além de modernizar a clínica, ele é uma ferramenta que agiliza toda a estrutura da clínica, melhorando fluxos em toda a cadeia.

Que tal aposentar de uma vez por todas a papelada e investir em uma solução de prontuário digital eficiente para a sua clínica odontológica? Acesse o nosso site e conheça o Simples Dental. Temos a certeza de que você gostará muito do nosso sistema!