Um software odontológico é um sistema automatizado desenvolvido para ajudar clínicas e consultórios a gerenciar e organizar suas rotinas diárias de forma eficiente.

Para muitos profissionais da área, a gestão administrativa e financeira é um dos desafios mais complexos no setor. O problema é tão significativo que, para 43% dos dentistas, ele é ainda mais preocupante do que a captação de novos pacientes. Segundo a profissional Flávia Dias, essa dificuldade está na base da operação de muitas clínicas, que não possuem sequer ma separação clara entre finanças pessoais e empresariais, dificultando a organização e comprometendo a sustentabilidade do negócio.

Essas falhas na gestão impactam diretamente o funcionamento do consultório, levando a desafios como descontrole financeiro, erros na precificação e dificuldades no crescimento sustentável da clínica.

Embora resolver essas questões pareça simples, a realidade mostra que a adoção de tecnologia na odontologia ainda é baixa. De acordo com o Conselho Federal de Odontologia (CFO), o Brasil possui mais de 330 mil dentistas ativos, mas apenas um terço utiliza algum software de gestão para organizar seus processos.

Essa resistência à digitalização ocorre, muitas vezes, porque falta tempo para avaliar as opções disponíveis no mercado e identificar qual solução se adapta melhor à realidade do consultório. No entanto, à medida que a concorrência aumenta e a demanda por eficiência cresce, investir em um sistema odontológico robusto se torna essencial para garantir mais controle, produtividade e um atendimento de excelência aos pacientes 

1→ O que é um software odontológico

A tecnologia tem revolucionado a forma como diversas profissões organizam e gerenciam seus processos. No setor odontológico, isso não é diferente. Cada vez mais, clínicas e consultórios estão substituindo agendas de papel, fichas de pacientes e controles manuais por softwares odontológicos completos, que centralizam todas as informações em um único sistema digital.

Um software odontológico é um sistema desenvolvido para automatizar e organizar a rotina de um consultório ou clínica odontológica, oferecendo ferramentas para o agendamento de consultas, prontuário digital, controle financeiro, comunicação com pacientes e gestão administrativa.

Com um sistema odontológico adequado, o profissional ganha tempo, evita erros e melhora a experiência do paciente, além de facilitar a gestão financeira e administrativa da clínica.

1 – Diferença entre um software odontológico online e um offline

Ao pesquisar por um software odontológico, o profissional pode se deparar com dois modelos principais: os softwares online e os softwares offline. Ambos possuem vantagens e desvantagens, e a escolha entre um ou outro depende das necessidades da clínica.

Softwares online

Os softwares online funcionam baseados na nuvem, o que significa que todas as informações são armazenadas em servidores acessíveis via internet. Esse modelo permite que o dentista ou gestor acesse os dados da clínica de qualquer lugar e a qualquer momento, bastando ter uma conexão com a internet.

São exemplos de softwares online

• e-mail (Gmail, Outlook, Yahoo Mail)
• aplicativos (WhatsApp, Telegram, Instagram, Nubank, Netflix)
• G-Suíte (ferramentas do Google)
• Sites de notícia (El País, Globo, Folha)

Softwares online costumam ser oferecidos no modelo SaaS (Software as a Service), ou seja, o usuário paga uma assinatura mensal ou anual para utilizar a plataforma. O custo do serviço já inclui manutenção, segurança e atualizações automáticas, evitando a necessidade de comprar novas versões ou realizar updates manuais.

Softwares offline

Os softwares offline funcionam localmente, ou seja, precisam ser instalados diretamente em um computador e não dependem de internet para operar. Embora possam ser uma opção para quem não quer depender da conectividade, esses sistemas apresentam algumas limitações importantes.

São exemplos de softwares offline 

• Sistemas de PDV (Ponto de Venda)
• Pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Access)
• Softwares da Adobe (Photoshop, Illustrator, Premiere – versões antigas)

Em muitas áreas, os softwares offline estão sendo descontinuados ou substituídos por versões online. Esse é o caso dos produtos da Adobe, que antes exigiam compra de licença e agora funcionam por meio de assinatura na nuvem (Adobe Creative Cloud). O mesmo ocorre com o pacote Microsoft Office, que hoje oferece o Microsoft 365, permitindo acesso aos arquivos em qualquer dispositivo

2 → Como funciona um software de gestão para clínicas

Na prática, um sistema odontológico funciona a partir das funcionalidades do software e das configurações personalizadas pelo cliente, permitindo que cada clínica ou consultório adapte a ferramenta às suas necessidades específicas.

Se o objetivo for controle financeiro, por exemplo, é essencial escolher um software que ofereça essa funcionalidade e configurá-lo de maneira eficiente para acompanhar fluxo de caixa, pagamentos e emissão de notas fiscais. Da mesma forma, clínicas que priorizam a gestão de agenda e comunicação com pacientes devem optar por soluções que automatizem esses processos, como envio de lembretes e organização de retorno

As melhores ferramentas do mercado disponibilizam um portfólio completo de funcionalidades, geralmente organizadas em planos que atendem diferentes perfis de clínicas. No caso do Simples Dental, há três faixas de valor, que vão desde um sistema voltado exclusivamente para controle de agenda até um modelo mais completo, que inclui gestão financeira, vendas e automação de comunicação.

Outros softwares odontológicos seguem essa mesma lógica, permitindo que o profissional escolha a versão mais adequada para sua realidade, garantindo uma gestão mais eficiente e personalizada.

3 → Quais os benefícios de um sistema de odontologia

O principal benefício de um software odontológico é permitir uma gestão precisa e integrada das atividades de uma clínica ou consultório, proporcionando mais eficiência e controle em diferentes áreas do negócio. Além de facilitar a organização interna, a digitalização dos processos otimiza o tempo dos profissionais, melhora a comunicação com os pacientes e contribui para o crescimento sustentável da clínica.

Para clínicas e consultórios, as principais vantagens são:

Gestão administrativa

A gestão administrativa se torna mais ágil com o controle de estoque e a automação de rotinas, como a emissão de receitas, atestados e outros documentos, além da organização segura dos dados dos pacientes. Esse armazenamento digital garante mais segurança e conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), facilitando o acesso às informações e melhorando o fluxo de trabalho.

Gestão financeira

Na gestão financeira, um software odontológico permite o controle eficiente de pagamentos a receber e a pagar, oferecendo uma visão clara do fluxo de caixa e reduzindo o risco de inadimplência. Além disso, a automação do cálculo de comissionamentos e a emissão de notas fiscais e boletos bancários tornam a administração mais prática e organizada. Essa estrutura ajuda consultórios e clínicas a evitarem problemas comuns, como a falta de separação entre finanças pessoais e empresariais, um dos principais desafios enfrentados por dentistas.

Gestão de tempo e ocupação

A gestão do tempo e da ocupação da clínica também se torna mais estratégica com um sistema odontológico. O software permite visualizar a agenda de todos os profissionais cadastrados e controlar a ocupação das salas de atendimento, evitando horários ociosos ou duplicidade de atendimentos. Com isso, é possível distribuir melhor os pacientes entre os profissionais, reduzir atrasos e garantir que a clínica esteja sempre operando de forma eficiente.

Comunicação com pacientes

A comunicação com pacientes é outro fator essencial para a fidelização e para a redução do índice de faltas. O envio automatizado de lembretes via SMS, WhatsApp ou e-mail garante que os pacientes estejam cientes de suas consultas, reduzindo cancelamentos de última hora. Além disso, a automação permite um acompanhamento mais próximo, facilitando o reagendamento e o contato para retornos, o que melhora significativamente a experiência do paciente e fortalece o relacionamento com  a clínica.

Gestão de qualidade

A gestão da qualidade do atendimento também é um ponto crucial para clínicas que buscam crescimento e reconhecimento no mercado. Segundo dados do Google, 90% dos consumidores brasileiros pesquisam na internet antes de contratar um serviço, e, no setor odontológico, 87% dos dentistas apontam a indicação de pacientes como a principal fonte de captação de novos clientes, conforme pesquisa da Simples Dental. Diante desse cenário, monitorar a reputação da clínica é essencial. Os melhores softwares odontológicos oferecem ferramentas para coletar feedbacks dos pacientes, acompanhar avaliações no Google Meu Negócio, Reclame Aqui e redes sociais, além de permitir ações estratégicas para fortalecer a presença digital da clínica.

Marketing e vendas

O impacto do marketing e das vendas na odontologia também não pode ser ignorado. Com um software odontológico, clínicas podem segmentar seus pacientes e personalizar a comunicação, aumentando a efetividade das campanhas e melhorando a taxa de conversão de tratamentos. A automação do envio de mensagens promocionais e o acompanhamento detalhado dos orçamentos permitem uma abordagem mais precisa, ajudando a aumentar a taxa de fechamento de propostas e tornando a clínica mais competitiva.

Investir em um software odontológico significa modernizar a gestão, reduzir custos operacionais e proporcionar uma experiência mais eficiente e satisfatória para pacientes e profissionais. Ao garantir um atendimento mais ágil, comunicação mais eficaz e uma administração financeira estruturada, as clínicas que adotam essa tecnologia estão um passo à frente, conquistando maior estabilidade, previsibilidade e crescimento no mercado. 

4 → Quais as funcionalidades um software odontológico completo deve ter

Os benefícios que um software odontológico oferece estão diretamente ligados às funcionalidades disponíveis e à forma como elas atendem às necessidades específicas da clínica. Afinal, cada consultório tem demandas diferentes, e o que pode ser considerado um sistema completo para um, pode não ser para outro. 

Por exemplo, uma clínica que precisa apenas organizar a agenda pode encontrar em um software básico a solução ideal. No entanto, um consultório que deseja integrar controle financeiro, automação da comunicação com pacientes e relatórios gerenciais precisará de uma ferramenta mais robusta.

Por isso, antes de escolher um software odontológico, é fundamental listar as necessidades da clínica e verificar quais funcionalidades cada plataforma oferece.

Os softwares mais completos do mercado possuem funcionalidades que atendem às operações essenciais de uma clínica odontológica, como:

• Agenda online e controle de agendamentos 
• Controle financeiro 
• Controle de estoque 
• Envio de lembretes para pacientes
• Emissão de relatórios, orçamentos, receitas e atestados 
• Prontuário digital
• Controle de retornos.

Além dessas funcionalidades básicas, alguns softwares odontológicos oferecem ferramentas extras que potencializam a gestão da clínica, como:

• Máquina de cartão integrada
• Emissão de boletos bancários
• Controle de comissões 
• Ferramentas de marketing e vendas 

Ao avaliar um software odontológico, é essencial verificar se ele oferece todas as funcionalidades que fazem sentido para o seu consultório. Afinal, uma plataforma completa deve simplificar a rotina e trazer ganhos reais de eficiência, produtividade e faturamento.

Suporte e Sucesso do Cliente 

Ao adquirir um carro, um computador ou qualquer outro equipamento essencial para o trabalho, uma das principais preocupações do consumidor é saber se terá assistência em caso de problemas. Com um software odontológico, essa lógica não deve ser diferente.

Ter um suporte técnico eficiente pode fazer toda a diferença no dia a dia da clínica, especialmente em momentos críticos, como dificuldades no acesso ao sistema, falhas na emissão de notas fiscais ou problemas na integração com outros serviços.

Antes de contratar um software, algumas perguntas essenciais devem ser feitas ao fornecedor:

1. Qual o horário de funcionamento do suporte? 
2. Existe alguma central de ajuda?
3. Quais são os canais de atendimento do suporte?
4. Tempo médio de resolução de problemas?

Além disso, antes de tomar uma decisão, vale a pena pesquisar a reputação do software, analisando:

1. A nota da plataforma no Reclame Aqui – verificar se há reclamações frequentes sobre suporte e atendimento.
2. Feedbacks de colegas dentistas – perguntar a profissionais que já utilizam a ferramenta como foi a adaptação e suporte.
3. Parcerias e certificações – verificar se o software possui selos de qualidade e parcerias com empresas do setor odontológico.

Sucesso do Cliente: um diferencial importante

O Sucesso do Cliente é uma área relativamente nova, que surgiu dentro das empresas de tecnologia para garantir que os usuários obtenham os melhores resultados com as ferramentas adquiridas.

Diferente do suporte, que atua corrigindo problemas, o Sucesso do Cliente trabalha para ajudar a clínica a extrair o máximo do software.

Nem todas as empresas de software odontológico possuem essa área, mas ela pode ser um diferencial importante ao escolher uma plataforma. Um time de Sucesso do Cliente atua para:

• Ajudar na implementação do software 
• Orientar sobre boas práticas
• Monitorar o uso do sistema 
• Acompanhar métricas de sucesso

Na prática, um bom software odontológico não se limita a fornecer tecnologia, mas também oferece suporte para que a clínica tenha sucesso na sua operação.

5 → Como escolher o melhor software odontológico para a sua clínica

Escolher um software odontológico é uma decisão que impacta diretamente a rotina da clínica, a produtividade da equipe e a experiência dos pacientes. Como vimos no tópico anterior, o primeiro critério para selecionar uma plataforma é entender as demandas do consultório.

Esse entendimento é essencial porque, embora você esteja contratando um produto digital, ele precisa ser compatível com as necessidades da sua clínica. Se as demandas forem subdimensionadas, o software pode acabar não atendendo suas expectativas, gerando frustrações e a necessidade de trocá-lo no futuro.

Portanto, antes de escolher um software odontológico, faça uma avaliação detalhada do seu consultório e defina quais são os seus objetivos ao investir na ferramenta.

Possíveis objetivos com um sistema odontológico:

• controle de estoque;
• gestão financeira;
• gestão administrativa;
• controle de agenda;
• controle de pacientes; 
• emissão de receitas, atestados, etc;
• marketing;
• aumentos de vendas;
• controle de retorno de pacientes.

Enfim, no seu dia a dia é possível verificar quais pontos estão causando maior ruptura na clínica e entender quais devem ser sanadas de forma imediata. 

Uma dica para entender os problemas é conduzir uma reunião com a equipe e levantar os pontos de necessidade do negócio. Com isso em mãos, é possível abordar as soluções disponíveis no mercado e entender qual atenderá às demandas. 

É essencial destacar: a escolha do software está relacionada às necessidades imediatas do negócio, o que, é evidente, não inviabiliza a contratação de um software que vá além destas necessidades. 

Checklist de pontos essenciais a considerar na escolha de um software odontológico:

• aderente ao seu negócio;
• softwares online;
• desenvolvido para o segmento odontológico;
• tem indicações de outros profissionais;
• é um softwares simples;
• tem suporte e sucesso do cliente disponível;
• tem central de ajuda simplificada;
• possui as funcionalidades essenciais;
• tem relatórios simples e focados em resultados.

6 → Os melhores softwares odontológicos do mercado

O mercado oferece diversas opções de softwares odontológicos, cada um com suas características e diferenciais. Abaixo, listamos as principais soluções disponíveis, destacando suas funcionalidades e benefícios.

A adoção de um software odontológico é essencial para modernizar a gestão de clínicas, automatizando processos administrativos, financeiros e de comunicação, além de melhorar a experiência de profissionais e pacientes.

Ao escolher um sistema, é fundamental considerar funcionalidades essenciais, como gestão de agenda, prontuário digital, controle financeiro e ferramentas de marketing, além de um suporte eficiente para garantir o melhor aproveitamento da plataforma.

O Simples Dental, maior software odontológico da América Latina, é utilizado por mais de 79 mil profissionais e oferece uma solução completa, incluindo agenda online integrada, gestão financeira, prontuário digital e automação de marketing e vendas.

Para testar na prática, o Simples Dental disponibiliza 7 dias gratuitos, sem necessidade de cadastro de pagamento. Experimente e descubra como essa tecnologia pode transformar sua clínica! 🚀

1 – Simples Dental

Há mais de 10 anos no mercado, o Simples Dental se consolidou como o melhor software odontológico do Brasil, sendo a plataforma oficial da Dental Cremer | Henry Schein e da Dental Speed.

Combinando simplicidade e robustez, o Simples Dental atende às reais necessidades dos dentistas, oferecendo uma plataforma intuitiva e poderosa para a gestão de clínicas e consultórios. Entre os diferenciais que fazem do Simples Dental a escolha ideal para milhares de profissionais, destacam-se:

• Criado por um dentista, garantindo um sistema alinhado ao dia a dia da profissão.
• Plataforma em constante evolução, agora com módulo de vendas para potencializar o faturamento das clínicas.
• Parte da Henry Schein, maior grupo de odontologia do mundo, trazendo segurança, inovação e confiabilidade.
• Suporte e Sucesso do Cliente ativos durante o horário comercial, com uma equipe especializada para oferecer atendimento e treinamentos personalizados.

Funcionalidades que fazem a diferença:

• Agenda online integrada com confirmações automáticas via WhatsApp.
• Prontuário digital completo, com anexos de imagens e exames.
• Gestão financeira eficiente, incluindo emissão de notas fiscais e controle de inadimplência.
• Receituário digital integrado à Memed, garantindo mais segurança e praticidade.
• Automação de comunicação com pacientes, reduzindo faltas e melhorando a experiência do atendimento.
• Relatórios detalhados, auxiliando na tomada de decisões estratégicas para o crescimento da clínica.
• Copiloto no WhatsApp Web, permitindo que secretárias e dentistas automatizem interações com pacientes.
• Controle de orçamentos e conversão de tratamentos, ajudando a aumentar a taxa de fechamento de procedimentos.
• Treinamento e suporte especializado, garantindo uma adaptação rápida e eficiente ao sistema.

É possível testar o Simples Dental por 7 dias de forma gratuita, sem a necessidade de cadastrar cartão de crédito.

Para testar, basta acessar aqui: https://app.simplesdental.com/simples/cadastro

Para conhecer mais: https://www.simplesdental.com/

2 – Clinicorp

O Clinicorp é um software robusto voltado para clínicas odontológicas de médio e grande porte. Ele oferece:

• Prontuário digital integrado.
• Gestão financeira completa.
• Controle de estoques e compras.
• Relatórios de desempenho.

Embora seja uma solução completa, o Clinicorp pode apresentar uma curva de aprendizado maior devido à complexidade de algumas funções, o que pode exigir mais tempo de treinamento da equipe

3 – Dental Office

O Dental Office é um dos softwares odontológicos mais conhecidos no mercado. Ele é focado na gestão completa da clínica, incluindo:

• Agendamento de consultas com lembretes automáticos.
• Prontuário digital personalizável.
• Gestão financeira e controle de fluxo de caixa.
• Ferramentas de marketing e relacionamento com pacientes.

Apesar de ser uma solução bem estabelecida, o Dental Office não oferece algumas integrações avançadas, como a comunicação via WhatsApp, disponível no Simples Dental.

4 – EasyDental

O EasyDental é uma opção mais acessível para clínicas menores ou profissionais autônomos. Ele oferece funcionalidades como:

• Agendamento de consultas.
• Controle financeiro básico.
• Gestão de pacientes.

Por ser um software mais simples, pode não atender às necessidades de clínicas maiores que demandam funcionalidades mais avançadas, como controle de estoque e indicadores de performance.

5 – Controle Odonto

O Controle Odonto é um software que também busca atender clínicas de diferentes portes. Suas principais funcionalidades incluem:

• Agendamento e prontuário digital.
• Gestão financeira.
• Emissão de boletos e notas fiscais.
• Relatórios personalizados.

Embora seja uma opção interessante, ele pode ter uma interface menos intuitiva em comparação ao Simples Dental, o que pode impactar a experiência do usuário.

6 – Codental

O Codental é um software que oferece uma solução integrada para a gestão de clínicas odontológicas, abrangendo desde o controle financeiro até o gerenciamento de pacientes. Entre suas funcionalidades, destacam-se:

• Agendamento online de consultas.
• Prontuário eletrônico detalhado.
• Controle financeiro e fluxo de caixa.
• Relatórios gerenciais.

Embora seja uma alternativa viável, o Codental não oferece algumas funcionalidades presentes no Simples Dental, como o Copiloto no WhatsApp Web Simples Dental, que automatiza a comunicação com pacientes, reduzindo faltas e otimizando a gestão da clínica.

7 – Capim

O Capim é um software voltado para consultórios odontológicos de pequeno e médio porte, oferecendo funcionalidades como:

• Gestão de prontuários eletrônicos.
• Controle financeiro e faturamento.
• Agendamento de consultas.

Apesar de ser uma solução acessível, o Capim pode ter limitações em funcionalidades avançadas, como integrações com aplicativos de mensagens e ferramentas de marketing. Para clínicas que buscam um sistema mais completo e com suporte especializado, o Simples Dental continua sendo uma escolha mais robusta.

7. A escolha que faz a diferença na sua clínica

A adoção de um software odontológico é essencial para modernizar a gestão de clínicas, automatizando processos administrativos, financeiros e de comunicação, além de melhorar a experiência de profissionais e pacientes.

Ao escolher um sistema, é fundamental considerar funcionalidades essenciais, como gestão de agenda, prontuário digital, controle financeiro e ferramentas de marketing, além de um suporte eficiente para garantir o melhor aproveitamento da plataforma.

O Simples Dental, maior software odontológico da América Latina, é utilizado por mais de 80 mil profissionais e oferece uma solução completa, incluindo agenda online integrada, gestão financeira, prontuário digital e automação de marketing e vendas.

Para testar na prática, o Simples Dental disponibiliza 7 dias gratuitos, sem necessidade de cadastro de pagamento. Experimente e descubra como essa tecnologia pode transformar sua clínica! 🚀

Esperamos que este conteúdo te ajude a tomar a melhor decisão. 

Bons negócios!